Se você é uma pessoa que se sente constantemente sobrecarregada com a quantidade de informações, e-mails, mensagens e tarefas que recebe diariamente, o método GTD® pode lhe auxiliar a organizar as suas demandas e ter uma vida mais produtiva.
O GTD® destaca a boa prática de processar todos os itens recebidos nas mais diferentes caixas de entrada (e-mails, mensagens, anotações, notas de reunião, redes sociais entre outras). Mas por que é tão importante zerar as caixas de entrada?
Ao deixar itens não processados em suas caixas de entrada, você pode gerar estresse e preocupação constante em sua mente, o que fatalmente afetará a sua produtividade e bem-estar. O propósito de esvaziar uma caixa de entrada não é simplesmente tê-la vazia, mas sim garantir que você tem clareza sobre tudo o que chegou até você e como irá lidar com cada entrada. Isso trará alívio e tranquilidade, pois ao evitar o acúmulo de tarefas, a sensação de atraso e a preocupação com itens não processados se dissipará.
Para garantir clareza mental, aumentar a produtividade e manter a organização, a prática de esvaziar a caixa de entrada é fundamental. Isso significa processar cada item recebido e determinar qual ação deve ser tomada. Ao fazer isso, você libera a mente para se concentrar em outras atividades. Além disso, essa prática fortalece a confiança em seu sistema de organização, pois você tem a certeza de que nenhuma atividade importante será esquecida.
Outra razão para esvaziar a caixa de entrada é resolver as coisas de até ou menos do que 2 minutos. Essa regra de ouro do GTD® é muito útil para ganhar força na execução. Portanto, identificando coisas que concluiria neste intervalo não hesite, faça! Isso evita que ao final do dia coisas pequenas se acumulem e virem uma bola de neve, além de você evitar que o mesmo pedido venha por outras fontes como: WhatsApp, Teams, ligação ou qualquer outro tipo de fonte.
É importante ressaltar que a frequência para esvaziar as caixas de entrada pode variar de acordo com a natureza do seu trabalho. No entanto, é essencial criar o hábito de esvaziar as caixas de entrada regularmente para manter a organização. Essa prática permite que você esteja sempre trabalhando nas atividades mais relevantes e gerenciando as informações recebidas de forma adequada.
Por fim, vale destacar que a caixa de entrada não deve ser utilizada como uma ferramenta de organização, mas sim como uma ferramenta de entrada de informações. Ao processar cada item e colocá-lo em listas específicas de projetos ou ações, você pode manter-se organizado e confiar na escolha das atividades que decidirá se envolver.
Não se esqueça de dedicar um tempo regularmente para esvaziar sua caixa de entrada e aproveitar todos os benefícios desta prática.
Por: Thiago Alves – Instrutor GTD®
