Melhores formas de processar a caixa de entrada

 

Hoje vou falar o básico do processamento no método GTD: como fazer, onde fazer, quando fazer.  Afinal, guardar indefinidamente os itens coletados inutiliza todo o esforço empenhado na coleta. Esvaziar  sua caixa de entrada é um ato poderoso que acontece no processamento.

 

 

 

Processar significa pegar um por um dos itens coletados, preferencialmente na sequência que estão ou na ordem inversa, sem pular nenhum. Eles estão em sua caixa de entrada física ou virtual. Você vai usar o fluxo entendendo que o processamento é a parte central dele, nas extremidades está a organização. Caso tenha esquecido reveja no artigo “Entendendo o fluxograma do GTD” onde as caixas referentes a organização estão em negrito.


É durante o processamento que você vai analisar cada item coletado e decidir o que é aquilo para você. Para não enroscar nesta decisão e deixa-la tão chata ou difícil que vive fugindo deste momento, procure rabiscar e revisar com alguma frequência seus grandes objetivos a curto, médio e longo prazo. Esta visão pré-definida e bastante clara, facilita sua decisão. Você sabe de onde veio, onde está e para onde quer ir. Então, SE você já decidiu que concluir a pós-graduação é prioridade em sua programação para este ano, um convite para uma aula grátis de esgrima não vai te entusiasmar só porque é esgrima, grátis, ou algo parecido. Percebe a diferença?


A melhor maneira de aprender isso é fazendo. A regra básica é:

  • Processe primeiro o item de cima da pilha

  • Processe um de cada vez

  • Jamais devolva nada, decida

  • Não tenha pressa, faça com atenção e bem feito

Estatisticamente estas regras oferecem o melhor resultado, isso não quer dizer que para você não possa ser diferente. Respeite suas peculiaridades e experimente outras caso esta primeira não funcione bem. A pergunta chave do processamento é “Qual é a próxima ação?”.

 

Quando não existe ação você terá apenas 3 opções:

  • Lixo

    • Um e-mail vendendo algo que você já possui

    • Um recado que você já passou

  • Incubadora (pensar mais tarde, agora não), Algum dia/talvez. Você pode até colocar um lembrete em sua agenda

    • Fazer mestrado

    • Escrever um livro

  • Material de referência. Tudo aquilo que vai querer encontrar novamente, exatamente quando precisar.

    • Contas pagas ou a pagar

    • Coletânea de pensamentos para seu livro

 

Se for uma ação a grande primeira sacada é descobrir qual a primeira ação física. Normalmente quando exigir apenas uma ação e demorar menos de 2 minutos, faça. Do contrário o GTD recomenda já classificar como um projeto. Aqui novamente 3 alternativas:

  • Fazer

  • Delegar

  • Adiar

Entenda que apenas as ações de até 2 minutos serão feitas, as demais você estará apenas decidindo o que fazer, para em seguida, guardar organizadamente. Os itens colocados aqui em “Adiar” são as suas pendências que também serão organizadas em diferentes projetos para posterior execução.

 

O melhor momento ou com qual frequência realizar o processamento é algo muito específico, precisa estar de acordo com sua rotina particular para funcionar bem. Algumas pessoas começam fazendo diariamente para criar um hábito. Ao longo do tempo você vai perceber o que funciona melhor para você. Precisa funcionar, ou seja, sua mente fica tranquila. Você está confiante de que não vai deixar de fazer o que escolheu apenas porque esqueceu ou não “sobrou” tempo para. Entenda o fluxograma do GTD para melhor seu processamento.

Você já está conseguindo fazer um processamento eficiente? Se não está comente no blog onde está seu gargalo e vamos ajudá-lo a superar isso.


Abraços

Marcia.Sisi@CallDaniel.com.br

Especialista em Gestão do Tempo e Produtividade.


 


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