É fato comprovado que os profissionais usam cerca de 30% de seu tempo útil nas empresas apenas para lidar com e-mails. Mas isso é bom ou ruim?

Este artigo da FastCompany defende a ideia de que sua empresa deve considerar a proibição no uso de e-mails e se justifica listando uma série de casos de sucesso nesta escolha. Entre os mais ou menos radicais em relação a frequência de uso dos e-mails, estão grandes empresas como PBD Worldwide, Reliable PSD, Atos.

Nas experiências relatadas é possível verificar quão mais produtivo nós podemos ser ao equilibrar melhor nosso uso dos e-mails, principalmente para comunicação interna ou nos círculos de interação onde o contato visual seja um fator crítico para a comunicação eficiente.

Hoje em dia são inúmeros os sistemas que oferecem uma interação de equipes muito bem estruturada, diminuindo duplicidades e retrabalhos, além de oferecer um controle de andamento dos projetos para cumprimento dos prazos.

Definitivamente nossos e-mails podem ser melhor utilizados.

É preciso porém, não perder de vista o salto quântico que demos ao acessar este recurso. Algo similar ao telefone e antes dele os correios. Para entrar em contato com alguém e resolver questões (por mais simples que fossem) precisávamos ir, literalmente, até elas. Era um gasto em tempo, dinheiro e disposição muito maior. Hoje temos a disposição outros recursos mais eficazes e podemos escolher, entre tantas opções disponíveis, quais as que melhor nos atenderiam caso a caso.

Seria muito simplista dizer que o e-mail está roubando nosso precioso tempo. Ele nos deu muito mais tempo do que tínhamos antes dele. Agora vamos avançar mais um pouco nesta melhoria, usando-o com sabedoria e parcimônia. Podemos ganhar ainda mais em produtividade separando o joio do trigo com a ajuda dos filtros (presentes em programas de e-mails), equilibrando o tempo gasto nestas leituras e usando ferramentas alternativas nas situações onde enviar e-mail não seja a melhor escolha.

Aliás, se você usa o Outlook, recomendo uma visita em nosso canal do YouTube, recheado de boas dicas de customização do Outlook para o GTD.

Abraços,

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Especialista em Gestão do Tempo e Produtividade.

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Tradução/inspiração livre: FastCompany