Se sentir sobrecarregado com as listas de afazeres é uma questão comum entre muitas pessoas que adotaram o método GTD®. Dúvidas como essas são naturais e por isso hoje trouxemos uma breve explicação, do próprio criador do método, David Allen, de como resolver então esta questão.
Dúvida: “Eu me sinto sobrecarregado pelas inúmeras listas de tarefas, pois não tenho certeza do que devo fazer a seguir. Você tem alguma sugestão?”
David Allen:
“A sua pergunta é universalmente comum e a ouço frequentemente de pessoas que estão começando a adotar a metodologia Getting Things Done®. O GTD® defende a ideia de fazer um inventário com todos os seus compromissos, bem como um inventário daquilo que precisa ser feito especificamente em relação a esses compromissos, o que chamamos de próximas ações. O resultado disso tudo é uma grande lista de tarefas.
A maioria dos profissionais em nível médio até senior tem entre 30 e 100 projetos (tarefas que exigem inúmeras etapas para serem completadas) e cerca de 150 próximas ações relacionadas às diferentes partes dos seus compromissos multinível.
Não existe uma fórmula simples!
Seja bem vindo a esse agradável restaurante com um cardápio cheio de escolhas que irão sobrecarregá-lo! O desafio é que não existe uma fórmula simples A-B-C, 1-2-3 para priorizar tarefas e que faça sentido no cotidiano do mundo real—caso contrário, ela estaria sendo divulgada ad nauseam.
Quando você decide tirar uma soneca ou passar um tempinho com a sua filha (ou com o seu cachorrinho), isso estaria como “Alta Prioridade” na sua lista? E se você identificasse tarefas de alta prioridade na sua lista e acabasse falhando em completá-las, isso faria você se sentir bem ou mal? Isso significa que você está fazendo tudo errado?
Como priorizar e não se sentir sobrecarregado?
Uma forma simples de abandonar todas essas noções ridiculamente simplistas de prioridade consiste em se perguntar a qualquer momento: o que eu poderia fazer agora que teria o maior impacto e benefício para mim? Lidar com aquele e-mail “indigesto”? Sentar-me em uma poltrona confortável e meditar por alguns minutos? Começar a preparar o jantar? Criar o esboço de um plano de negócios? Tomar um banho quente? Ligar para o meu irmão para decidirmos sobre o futuro de nossa mãe? O quê?
A vida é assim, um pouco mais complexa do que “um, dois, três.” Mas a vida se torna mais simples quando você tem listas atualizadas e completas com todas as suas possíveis ações ao alcance de sua mão. Aqui estão as pendências que você precisa resolver, aqui estão os assuntos que você precisa tratar com o seu sócio, os itens que você está aguardando uma resposta e aqui estão os seus projetos. Etc. Enfim, você tem uma infinidade de coisas que requerem sua atenção. Sem isso, provavelmente você será induzido a dar atenção aquilo que aparecer por último ou seja mais chamativo.
Mesmo que você tenha o GTD® completamente aplicado à sua vida, há pelo menos três forças em jogo que influenciam a sua tomada adequada de decisões.
Primeiramente, as suas limitações. Onde você está e que ferramentas você tem à disposição? Quanto tempo você tem até o seu próximo compromisso? Quanta energia criativa você possui para dispor nessa ação em potencial?
Em segundo, a sua adaptabilidade. Você é melhor fazendo o que já está definido na sua lista, lidando com novas entradas, ou tirando um tempo para esclarecer e organizar o que acabou de aparecer na sua caixa de entrada para garantir que o seu inventário de trabalho esteja atualizado e completo?
Por fim, de um ponto de vista mais amplo, o seu propósito de vida. Quais são os seus princípios mais profundos, suas metas e objetivos, suas áreas de foco que necessitam de graus apropriados de comprometimento? Qual é a sua visão de sucesso a longo prazo?
Ah! Caso você tenha uma fórmula simples que leve em conta tudo o que comentamos acima e ainda o ajude a definir prioridades de forma rápida e bem sucedida, por favor compartilhe comigo! Passei os últimos 35 anos da minha vida tentando simplificar o processo de priorização e ainda não consegui.
O princípio da mente vazia
Dito isso, aqui está como eu faço a organização de todos esses fatores em uma regra bastante básica para mim mesmo: o que mais chama a minha atenção nesse momento? O que eu preciso fazer a seguir para assim tirar isso da minha mente? Faço isso pois tenho o princípio de ter minha mente vazia—Não quero nada na minha cabeça, exceto o foco da minha atenção.
Não existe fórmula mágica. Você precisa então praticar e refinar a arte de gerenciar o fluxo de trabalho da sua vida para não se sentir sobrecarregado. Trata-se de capturar, esclarecer, organizar e refletir em todas as suas opções—e engajar-se a cada momento baseando-se na coordenação rigorosa dos seus compromissos conscientes e do seu conhecimento intuitivo.
Boa sorte,
David”
E você, leitor, também se sente sobrecarregado? Deixe suas reflexões aqui nos comentários!
