Nos seminários em que apresentamos a Metodologia GTD, uma das dúvidas mais recorrentes diz respeito aos 5 passos (Capturar, Esclarecer, Organizar, Refletir e Engajar). No primeiro contato com a metodologia, surge a dúvida específica sobre em que momentos cada passo entra em cena.
O gráfico abaixo ilustra os 5 passos em uma semana de trabalho típica:
Capturar pode (e deve) entrar em cena a qualquer instante. Ou seja, você precisa estar apto a capturar 24 horas por dia, 7 dias por semana.
É primordial colocar os passos Esclarecer e Organizar em sua rotina diária, do contrário acabaremos com uma pilha enorme de papeis e e-mails. Mas não podemos fazer isso o tempo todo. Dependendo do caso de cada um, o ideal é reservar 1, 2 ou 3 momentos durante o decorrer do dia para isso. Colocamos esses dois passos lado a lado pois, em muitas situações, ocorrem sequencialmente. Por exemplo, ao esclarecer nossa caixa de e-mails, já organizamos usando pastas para separar as mensagens que requerem uma ação daquelas que vamos arquivar como referência.
Refletir está representado em nosso gráfico na sexta-feira. Mas, é claro, pode acontecer em qualquer dia da semana ou até mesmo no final de semana. De novo, você é que vai definir qual dia funciona melhor na sua realidade. Aqui, tamanho não é documento: esse passo ocupa apenas um pequeno quadrado em nosso gráfico, mas, como sabemos, ele é crucial para manter o GTD em funcionamento.
O passo Engajar ocupa todos os espaços restantes do gráfico, mostrando que na Metodologia GTD estamos sempre prontos para executar com envolvimento e significado, com a confiança de estar fazendo a coisa certa e consciente de tudo que não estamos fazendo.
Dependendo da função e da realidade de cada pessoa, pode mudar a distribuição de tempo dedicado a cada um dos passos do GTD.
Boa semana!
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