Vamos conversar hoje sobre um comentário muito comum que ouço dos participantes no processo de coach, mentoria e treinamento GTD: “Meu dia é muito corrido e não encontro tempo para esclarecer minhas capturas”.
Compreendo claramente esta queixa, porque vivi muito isso, e precisei entender como eu funcionava para encontrar uma solução. Então vamos aprofundar e entender o que acontece.
O método GTD é fantástico, os resultados que ele gera, o poder de execução e gerenciamento de demandas com o mínimo de estresse são incríveis, mas porque não é todo mundo que consegue este resultado?
Primeiro porque o GTD é um método, e por ser método precisa ser usado corretamente para alcançar o resultado proposto. Adaptações do método levarão a outros resultados. Sendo assim é importante se adequar ao GTD, porém, não somos máquinas, cada ser humano é um universo e isso precisa ser respeitado acima de tudo.
Em segundo lugar, o GTD também precisa se adequar a você e isso o levará necessariamente a um autoconhecimento. Como você funciona, onde você trava, onde você flui, quanto tempo você consegue manter um foco concentrado, o que te desconcentra e assim por diante.
Uso o método há 15 anos, muitos sabem disso, mas poucos sabem que no início nem tudo foram flores. Cheguei a abandonar o GTD muitas vezes até que resolvi que faria ele acontecer, não importando o que eu precisasse fazer, e foi assim que comecei a aprofundar no estudo de comportamentos. Precisei entender como eu funcionava e entender por que eu não estava conseguindo implementar, o que eu precisaria mudar ou adequar para que ele funcionasse. Foi assim que tudo começou a fluir.
Vamos falar sobre o ESCLARECER:
O esclarecer é um dos passos mais importantes do GTD. É ele que torna claro cada demanda e tira a nossa mente da complexidade de cada questão, focando somente na próxima ação. Eu poderia escrever horas sobre a importância do esclarecer, como ele gera uma mente clara, da importância do foco na próxima ação e como isso impacta na velocidade de execução, mas David Allen já fez isso no seu livro A Arte de Fazer Acontecer.
Então, como fazer o passo esclarecer acontecer no seu dia a dia corrido:
- Não deixe acumular – juntar todas as capturas do dia para esclarecê-las todas no final do dia pode não funcionar para todos, para mim não funciona. Se também for o seu caso, reserve de 5 a 10 minutos após cada reunião ou a cada duas reuniões para esclarecer o que foi capturado.
- Inicie o dia esclarecendo suas caixas de entrada, incluindo as capturas físicas. Se você manteve tudo caminhando bem no dia anterior, encontrará poucas capturas nas caixas de entrada neste momento. “Ah, e quando o meu dia começar com uma reunião no primeiro horário?” Então comece a trabalhar 15 minutos antes do primeiro horário. Uma pequena mudança ajudará a manter tudo com bom gerenciamento.
- “Não consigo esclarecer em pouco tempo”. Se o motivo for ter deixado acumular siga as sugestões acima, mas se não for este o caso, normalmente é porque na hora de esclarecer, quando identifica um projeto, tem a tendência em querer escrever o projeto todo. Isso é muito comum de ver, mas o impacto que isso gera no tempo é muito grande. O esclarecer pede para encontrarmos a próxima ação e identificarmos se é projeto. Só isso! Então é um processo rápido, cabe em brechas de 5 a 10 minutos em alguns momentos do dia. Se no esclarecer cada projeto precisar ser escrito inteiro, isso demandará tanto tempo que acabará não encontrando tempo para esclarecer, e gerará um impacto muito maior na produtividade. Então repense.
- O último item que vale a pena ressaltar, e é muito relevante, é que o esclarecer é o único passo do GTD que não é natural e intuitivo. É o momento de pensar e pensar gasta muita energia do cérebro, então a tendência é ele falar: “Depois esclareço…” Depois quando? Quando acumular e pratinhos começarem a cair? O esclarecer não é um dos passos mais importantes do GTD à toa. É um dos que mais traz resultado na velocidade de execução. Então vale a pena colocar atenção nele.
Espero ter percorrido os principais aspectos sobre a dificuldade de implementar o esclarecer. Caso você identifique outras dificuldades, nos escreva, teremos prazer em saná-las.
Por: Renata Montone
