Domine sua caixa de entrada com as técnicas do David Allen – parte 2

E-MAIL SOB CONTROLE
por David Allen
parte 2

Esta é a segunda parte da tradução de um texto do David Allen que explica detalhadamente como é possível manter nossos e-mails sob controle.

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O Desafio em Andamento

Você deve revisar e-mails de ação consistentemente. Uma vez que você tenha esvaziado sua entrada, vai se sentir fantástico. Mas você não pode ignorar o lote de e-mails de AÇÃO que você organizou. O problema com os computadores como ferramentas de lembrete é a síndrome fora-de-alcance-fora-da-mente. Se você não revisa com frequência suficiente, eles começarão a desgastá-lo, criando ainda mais rejeição e sentimentos ruins. As pessoas deixam e-mails em sua Entrada para começar pela mesma razão que empilham coisas em sua mesa, pensando “Está na minha frente, não vou perder ou esquecer isto”.  É claro, esse aparentemente prático hábito de constatar visualmente, é anulado pelo volume e ambiguidade do que está nas pilhas. Elas criam apatia ao invés de clareza. É muito mais fácil acessar sua carga de trabalho com e-mails de ação organizados em um lugar. Mas isso requer o bom hábito de checar esse lugar regularmente para se sentir OK sobre o que você não está fazendo com eles naquele momento.

 

Tudo isso requer tempo e energia mental. Fingir que você pode ter o e-mail sob controle sem dedicar o esforço pessoal necessário para isso resulta em estresse e frustação. Essas melhores práticas ajudam a tornar o processo tão eficiente quanto possível, mas a liberdade que temos em ter os e-mails sob controle não vem de graça. Da mesma forma que as pessoas aprenderam a aceitar o tempo de deslocamento como um ônus para que se possa escolher onde viver e trabalhar, elas devem integrar à suas vidas e estilos o tempo e energia para lidar com e-mails.

 

Abordagens Personalizadas

À medida que os softwares para gerenciamento pessoal continuam a evoluir, tanto no padrão desktop bem como nas criativas pequenas aplicações e suplementos, as possibilidades para variações em como gerenciar e-mails são abundantes. Eles podem ser codificados, coloridos e preenchidos automaticamente. Podem ser organizados por remetentes prioritários. Podem ser adiados para mais tarde. Podem ser transferidos e integrados em funções de gerenciamento de tarefas e afazeres em outras partes do software.

 

Se você configurar e começar a se habituar a um sistema simples de pastas para e-mails acionáveis, pode ser que você considere algumas subcategorias úteis. “Ler/Revisar” pode ser uma pasta para e-mails do tipo PSI (embora versões impressas dos mais longos sejam mais fáceis de lidar do que na tela). “Para Imprimir” pode ser útil se você não tem acesso a uma impressora regularmente. Pode ser útil para algumas pessoas dispender algum tempo para editar a linha do assunto de seus e-mails armazenados para que reflita, a ação específica que deve ser tomada em cada caso.

 

Melhores Práticas

A despeito de quanto você consiga otimizar seu sistema pessoal ou quão diferenciadas são as características e truques que você consiga explorar e integrar a ele, os princípios centrais de um bom gerenciamento do fluxo de trabalho devem ser seguidos para que se promova um controle relaxado da besta.

 

Mantenha e-mails acionáveis e não acionáveis em locais separados. É bastante complexo e estressante para o seu cérebro ter que reorganizar os e-mails toda vez que olha para eles. Um sistema funciona bem melhor que sua mente para isso. E-mails arquivados em pastas de referência que ainda representem coisas a fazer produzem ansiedade; e e-mail na entrada que só é necessário para consulta vai tirar-lhe o foco. Como a maioria das pessoas não possui um bom sistema de lembretes de ações por si,  elas estão tentando usar suas pastas de referência como um sistema para se lembrar do que fazer e isso nunca funciona de verdade. Se referência e lembretes de ações forem coisas separadas, teremos muito mais liberdade e facilidade para manter tanto material de referência quanto quisermos. Isto se transformará simplesmente em uma biblioteca.

 

Mantenha limpo. Os resíduos parecem surgir por si próprios, mas não desaparecem sozinhos! Apague o que puder para começar e faça uma faxina em seus arquivos de referência regularmente, à medida que algumas coisas fiquem desatualizadas e percam valor para você.

 

Mantenha-os atualizados. Assim como qualquer sistema de lembretes de ações, se você não revisar e acessar os lembretes de ações que você deveria tomar, sua mente vai tentar fazer o trabalho;  e ela não faz isso muito bem. Então, você vai evitar olhar em seu sistema e não vai confiar de fato em nada que esteja fazendo por causa dos acordos ocultos consigo mesmo e que você se descuidou de renegociar.

 

Seja bom no teclado. Nós seríamos descuidados se não te lembrasse de um dos fatores mais importantes com gerenciamento de e-mails-a rapidez com que você digita e a facilidade com que você lida com teclas de atalho e códigos. Um desempenho pobre na digitação não é apenas ineficiente, cria uma resistência para se engajar com e-mails que mina as melhores intenções de se sair bem com o assunto. Se você não consegue digitar pelo menos 50 palavras por minuto, ter a ajuda de um tutor pode fazer uma diferença do tamanho do mundo.

 

Nós recomendamos usar a abordagem mais simples que você puder, aderindo a essas melhores práticas básicas, especialmente se você estiver de alguma forma começando agora a colocar essa área sob controle. Se você já é relativamente sofisticado no gerenciamento do seu e-mail e a adoção de procedimentos mais complexos tenha de fato lhe tornado as coisas mais simples, isso é incrível. O desafio, no entanto, é manter isso atualizado, completo e consistente – e não requerer mais tempo e pensamento do que valha a pena pelo retorno que você terá. Seu processo tem que ser tão básico e quase automático que você vai mantê-lo até mesmo quando não consegue perceber que está fazendo isso.

 

E-mail, como qualquer ferramenta poderosa, pode ser uma benção ou uma praga. E se a ferramenta faz parte do trabalho, você precisa investir no que for possível para usá-la sabiamente e com segurança. É uma melhoria substancial  em produtividade, mas, quando se afasta de você, é um grande risco ocupacional.

 

Abraços

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