E-MAIL SOB CONTROLE
por David Allen
parte 1
Esta é a primeira parte da tradução de um texto do David Allen que explica detalhadamente como é possível manter nossos e-mails sob controle. Mais uma oportunidade para “bebermos diretamente da fonte”.
Dar conta do fluxo de e-mails com a qual a maior parte de nós precisa interagir diariamente é um desafio crescente. O volume de ninguém está diminuindo. Essa “besta está fora de controle”, e nós não conseguiremos afastá-la! Então, ter um controle efetivo sobre o tema com uma abordagem sistemática é um fator crítico para permanecer são.
Se você faz parte da pequena minoria de pessoas capaz de manter menos de uma tela cheia de e-mails a maior parte do tempo (porque seu volume é baixo e/ou você processa-os rápida e consistentemente), seu sistema provavelmente está bem como está. Se você tem com frequência muito mais do que isso (centenas, milhares?) em sua caixa de entrada, você está perigosamente sujeito ao estresse e à apatia relativos ao seu mundo digital.
Por conta do volume de mensagens e da velocidade com que aparecem, o e-mail parece ser um demônio único, com uma vida própria. Porém, em sua essência, o e-mail não é diferente de uma caixa de entrada ou de uma secretária eletrônica-é simplesmente uma caixa de coleta para a comunicação que chega e com informação que precisa ser acessada, processada e organizada apropriadamente. Controlar o e-mail envolve o mesmo desafio que gerenciar sua caixa de entrada física-sempre tanta coisa que não temos tempo ou disposição para processar e organizar à medida que chegam mais coisas. Então isso facilmente se torna um pântano de itens “dramáticos” ou “pendentes”- brevemente vistos, talvez até lidos, mas não efetivamente decididos ou efetivamente organizados (Eu já descobri mais de 7.000 e-mails apodrecendo na caixa de entrada de um cliente).
O Grande desafio
Como o e-mail é simplesmente uma caixa de entrada, precisa ser esvaziado regularmente para ter sua funcionalidade maximizada. “Esvaziar” não significa concluir todo o trabalho contido em seus e-mails-quer dizer tomar decisões sobre o que cada um significa e organizá-los apropriadamente. Os mesmos procedimentos aplicam-se a qualquer caixa de entrada, seja a bandeja em cima de sua mesa ou sua secretária eletrônica. Elas devem ser estações de processamento e não depósitos. No entanto, já que o volume no computador é muito maior do que uma entrada composta de áudios ou papeis, chegar ao zero parece particularmente assustador. Mas não há luz no final do túnel se você simplesmente deixar tudo empilhado aí. Requer menos esforço, iniciar todo dia ou a cada dois dias do zero em sua caixa de entrada do que manter “bolhas amorfas” de “tralha” acumulada e desorganizada que precisa continuar sendo relida e acessada repetidas vezes para se definir o que aquilo significa.
O Básico
Nós vimos centenas de formas distintas que as pessoas utilizam para gerenciar seus e-mails, e muitas simplesmente funcionam bem-desde que nada seja perdido, o estoque não continue a crescer, e que se possa facilmente ver os e-mails que requeiram alguma ação.
Aqui estão alguns procedimentos que normalmente funcionam para todos:
Use a tecla DELETE! A facilidade com que jogamos nosso correio físico no lixo parece não ter um paralelo no computador da maioria das pessoas- talvez porque os e-mails não ocupem tanto espaço físico e sejam tão facilmente guardados em algum lugar que não esteja bem à nossa frente. Eles estão tomando espaço em nossa mente e apagar o que realmente não precisamos, à medida que encontramos, é crucial para gerenciar o fluxo. Quando em dúvida, jogue no lixo. Se você deixar os e-mails acumularem, removê-los é a primeira coisa a se fazer. Às vezes, é mais fácil limpar a casa clicando no botão “De” que vai organizá-los por origem-você pode frequentemente eliminar vários de uma vez desse jeito.
Arquive! Use um sistema simples de armazenamento para aquilo que quiser manter como arquivo e informação de suporte. Se você é uma pessoa do tipo “na dúvida, guarde”, tudo bem, mas não deixe isso entupindo a sua entrada. Crie pastas de referência na sua barra de navegação e arquive esses tipos de e-mails ali. É muito mais fácil perder o controle deles entre 500 ou 100 em sua Caixa de Entrada do que em uma pasta que você possa dar um nome. E a sua função de Busca pode facilmente encontrar qualquer coisa com uma palavra chave. Evite utilizar subpastas que você precise abrir para encontrar um arquivo. Uma lista simples em ordem alfabética – por tópico, tema ou pessoa-é normalmente suficiente e mais fácil de lidar no dia-a-dia. Limpe essas pastas quando você tiver pequenas janelas de tempo ou nada melhor a fazer.
Faça aqueles com <2 minutos! A infame regra dos 2 minutos é crucial para o gerenciamento de e-mails. Qualquer coisa que você possa lidar em menos de 2 minutos, se você algum dia vai fazê-la, deve ser feita na primeira vez que a vê. Leva mais tempo ler, abrir, fechar e ler novamente do que levaria para fazer na primeira vez que aparece. Num ambiente com muitos e-mails, não é pouco usual ter ao menos um terço do volume do tipo que requer menos de 2 minutos para despachar.
Organize e-mails que requeiram ação e acompanhamento! Se você apagou, arquivou e concluiu seus e-mails de < 2 minutos, sobraram duas espécies: (1) aqueles que requerem mais do que 2 minutos e (2) aqueles que representam algo que você está aguardando de outros. Um jeito simples e rápido de controlá-los é criar duas pastas a mais em sua barra de navegação – Ação e Aguardando e arquivar apropriadamente. Estas pastas devem ser visualmente distintas de suas pastas de referência e devem ficar no topo de sua lista de pastas, o que pode ser conseguido escrevendo seus nomes com letras maiúsculas e com um prefixo como o símbolo @ ou o hífen (aquilo que der certo para colocar essas pastas no topo).
Continua semana que vem.
