Deixando de lado o fato de que o volume de coisas que as pessoas precisam organizar não raro está anos-luz além do que elas imaginam, há muito mais para se pegar firme em seu “trabalho” do que a maioria percebe. Podemos abordar a administração do fluxo de trabalho de várias altitudes, assim como há diferentes níveis ao definir o que o seu “trabalho” realmente é. Enquanto nós podemos ter alguns níveis mais baixos sob controle, há constantemente coisas incompletas e não resolvidas que podem e precisam ser endereçadas, para realmente se ter tudo sob controle. E, com frequência, há problemas que dizem respeito à natureza e ao volume de trabalho que não podem ser resolvidos quando observados de um nível inapropriado. A grosso modo, nós categorizamos o “trabalho” em seis níveis, ou horizontes de foco.
Esta é, reconhecidamente, uma definição um tanto arbitrária, mas provou-se valiosa a muitos clientes para enquadrar suas conversas, perguntas e questões dentro deste contexto. Nós utilizamos um modelo de aeronave:
Decolagem:
Esse é o chão – o imenso volume de ações e informações que você tem para fazer e organizar no momento, incluindo e-mails, ligações, memorandos, recados, materiais para ler, materiais para arquivar, assuntos para falar com a equipe etc. Se daqui em diante você não tiver nenhuma nova entrada em sua vida, levaria provavelmente entre 300 e 500 horas para dar conta de tudo que já tem. O trabalho de simplesmente se obter um estoque atualizado e completo das próximas ações requeridas nesse nível é uma façanha e tanto.
10.000 pés:
Esse é o inventário de seus projetos – todas as coisas com que você se comprometeu a finalizar e que demandam mais de um passo para serem concluídas. Esses “laços abertos” é que criam a maior parte de suas ações. Esses projetos incluem qualquer coisa desde “pensar sobre fazer uma festa de aniversário para Susan” a “comprar Acme Brick Co.”. A maioria das pessoas tem entre 30 e 100 desses aí. Sem sombra de dúvida, se você definisse essa lista de forma completa e precisa, muitas mais e diferentes ações do que as que você tem atualmente identificadas seriam geradas.
20.000 pés:
Qual é a sua função? De 4 a 7 áreas de foco principais direcionam a criação de muitos dos seus projetos. São áreas pelas quais você, ao menos implicitamente, será responsabilizado pelos resultados ao final de um certo período de tempo, seja por você mesmo ou por outra pessoa (como seu chefe, por exemplo). Com uma avaliação clara e atual de quais são essas áreas de responsabilidade e o que você está (ou não está) fazendo a respeito delas, novos projetos provavelmente serão criados e alguns antigos eliminados.
30.000 pés:
Para onde caminha a sua função? Quais serão as características do papel que você ocupa hoje daqui há uns 12-18 meses, baseado em seus objetivos e nas mudanças de direção naquele nível? Nós conhecemos muito poucas pessoas que estão fazendo somente aquilo para que foram contratadas. Nos dias atuais, as descrições de cargos são como alvos em movimento. Você pode pessoalmente mudar o que vem fazendo, dados seus objetivos pessoais; e sua própria função pode precisar parecer diferente, dada a natureza mutável do trabalho no nível de departamento ou de divisão. Ter esse nível claro sempre cria alguns novos projetos e ações.
40.000 pés:
As metas e o direcionamento da entidade maior dentro da qual você opera influenciam fortemente seu trabalho e sua orientação profissional. Onde estará a sua empresa daqui um a três anos a partir de hoje? Como isso vai afetar o escopo e escala de sua função, seu departamento e sua divisão? Que fatores externos (como a tecnologia) estão influenciando essas mudanças? Como a definição e o relacionamento com seus clientes vai mudar? Pensar nesse nível invariavelmente traz à tona alguns projetos que precisam ser definidos e novas ações para colocá-los em prática.
50.000 pés:
Qual é sua função nesse planeta, o que fazer com sua vida? Essa é a última e grande discussão. É esse trabalho que você quer? Esse é o estilo de vida que você quer? Você está operando no contexto de seus reais valores etc.? De uma perspectiva organizacional, essa é a discussão de Visão e Propósito. Por que ela existe? Não importa o quanto organizado você seja, se você não está passando tempo suficiente com sua família, cuidando de sua saúde, sua vida espiritual etc., você ainda terá “incompletos” com que lidar, tomar decisões, ter projetos e ações a respeito para tudo ficar completamente claro.
