Pode parecer uma realidade mais distante para alguns, mas desde que criemos uma rotina de organização, podemos zerar a caixa de e-mail com práticas simples. No GTD®, são os 4D’s:
DELETE
Não tenha medo de usar a tecla “delete”. Todos os e-mails que não são importantes ou que não seja mais necessário arquivar, delete. Eles ocupam espaço e geram desorganização.
DO
Faça no mesmo momento aquilo que consegue resolver em até 2 minutos. Essa prática é ótima em meio a uma rotina cheia de e-mails e tarefas. Assim você ganha tempo em respondê-los no momento em que recebe do que ter que voltar a revê-lo. Desta forma, você pode chegar ao final do dia sem acumular tarefas.
DELEGATE
Delegue para as pessoas responsáveis ou para aquelas que possam concluir ações que não dependem inteiramente de você. Desta forma, você estará não apenas organizando sua caixa de e-mail, mas também sua agenda.
DEFER
São aqueles e-mails que geram projetos, ações que levam mais tempo ou que aguardam o retorno de outras pessoas para serem concluídos. Para isso crie duas pastas para estes e-mails, de Ação e Delegados. Coloque-os no topo, para que seja mais fácil a visualização e crie uma organização para executar.
ARQUIVE
Gostaríamos de incluir este 5º passo. Conforme as ações dos e-mails forem concluídas, arquive-os em uma pasta para que não ocupe espaço na sua caixa de entrada
Cultive o hábito diário de organizar sua caixa de entrada, criando uma rotina de disciplina e organização, gerando mais produtividade para o seu dia a dia.
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