Você já se viu completamente focado em uma tarefa quando, de repente, alguém surge com um convite irresistível para saborear um delicioso bolo? A decisão entre interromper seu fluxo de trabalho para aproveitar essa tentação ou manter-se firme em sua missão pode ser desafiadora.
Certamente, diversas respostas podem surgir diante desse dilema: “Obviamente, vou parar para comer o bolo!”, ou quem sabe questione: “Depende do sabor deste bolo!” ou ainda considere: “Depende do que estiver fazendo!”. Enfim, vários caminhos são possíveis, mas o mais comum é parar para comer o bolo.
Dentre algumas certezas da vida, uma delas é: surpresas aparecerão. Nem todas são tão saborosas e prazerosas quanto um bolo, mas é certeza que interrupções surgirão. Em alguns casos a frustração se torna inevitável. Dá a sensação de “nadar, nadar e morrer na beira da praia”. Essas interrupções podem nos tornar sempre ocupados, mas não necessariamente produtivos.
Todos nós gostamos de controle, alguns mais e outros menos, mas isso faz parte da nossa natureza. Pensando nisso, separei algumas dicas para lhe ajudar a retomar o controle frente a interrupção:
- Reserve tempo para o imprevisto:
Se existe uma certeza é que ele vai aparecer. Aceite que dói menos e tente antecipadamente deixar brechas na programação. Isso proporciona flexibilidade e reduz a sensação de caos quando as interrupções ocorrem.
- Crie gatilhos para retornar à tarefa:
Como o David costuma dizer: sua mente é para ter ideias, não para armazená-las. Após uma interrupção, é crucial ter gatilhos definidos para retomar a linha de pensamento anterior. Isso evita a sensação de estar perdido após uma “turbulência” inesperada.
- Exercite seu poder de negociação:
Se existe uma habilidade necessária nesta vida é a de dizer “não”. Nem tudo que reluz é ouro! Tive um colega de trabalho que sempre mandava e-mail com tema – ALTA PRIORIDADE. Sempre ao me aprofundar no assunto percebia que dizia respeito a uma recomendação, às vezes uma questão futura e assim por diante. Apesar da informação ser importante não era o mais relevante para o momento. O alerta de alta prioridade me gerava uma percepção equivocada do que realmente era prioridade. Às vezes uma análise mais “fria”, mais racional, lhe ajude a separar o joio do trigo.
- Tenha uma ferramenta de captura à mão:
Algo fundamental para lidar com interrupções de forma eficiente é manter uma ferramenta de captura por perto. Em muitas situações você não precisa interromper completamente seu fluxo de trabalho para atender à demanda inesperada. Ao invés disso, simplesmente anote a interrupção e, no momento mais adequado, dedique um tempo para esclarecer e abordar as anotações. Isso não apenas permite que você retome suas atividades sem grandes interrupções, mas também ajuda a garantir que nenhuma tarefa ou pensamento importante seja esquecido.
Estas são apenas algumas estratégias para lidar com interrupções que certamente podem gerar bastante resultado. Inclusive, compartilhe nos comentários quais destas práticas você já utiliza. Se tiver outras sugestões, fique à vontade para contribuir.
Por: Marta Oliveira – Instrutora do método GTD®
