Como gerenciar os modos de exibição do Outlook

No treinamento Método GTD para Mais Produtividade e Menos Estresse mostramos o recurso de formatação condicional do Outlook que nos ajuda a priorizar e- mails. Criamos as regras somente Eu (com maior destaque) e Eu em cópia (menor destaque).

Como foi visto, as regras criadas valem sempre para a pasta onde foram criadas. Então se criamos a regra na Caixa de Entrada, os e-mails dessa pasta serão coloridos conforme a regra.

Nesse tutorial mostraremos como fazer para que as mesmas regras sejam aplicadas nas demais pastas. No exemplo abaixo, vamos supor que as regras Somente Eu e Eu em cópia foram criadas na Caixa de Entrada e queremos aplica-las também nas pastas @Ações da Semana e @Ações Futuras.

  1. Acesse a sessão Email do seu Outlook;
  2. Selecione a pasta onde já aplicou as regras de formatação condicional mostradas no treinamento, por

    exemplo, Caixa de Entrada;

  3. Clique em Exibição, Alterar modo de exibição;
  4. Clique em Gerenciar modos de exibição e verá a janela Gerenciar todos os Modos de Exibição;modos1
  5. Clique em Modificar e depois em Formatação Condicional;
  6. Certifique-se de que as regras de formatação Somente EU e Eu em Cópia estejam criadas e com as cores corretas. Se não estiverem, siga o passo-a-passo da sua apostila para configurar as regras; modos2
  7. Clique em Ok para mostrar novamente a janela Gerenciar todos os Modos de Exibição;
  1. Clique em Copiar, o Outlook mostrará a janela Copiar Modo de Exibição; modos3
  2. Dê um nome ao modo de exibição que vai criar, por exemplo GTD e clique em Ok;
  3. Clique em Aplicar modo. O Outlook associará a pasta atual ao modo de exibição GTD;
  4. Clique em Ok para fechar a janela Gerenciar todos os Modos de Exibição;
  5. Clique novamente em Alterar modo de exibição;
  6. Clique em Aplicar modo de exibição atual para outras pastas; modos4
  7. Marque as pastas em que deseja aplicar o modo de exibição; modos5

15. Opcionalmente, marque a opção Aplicar modo de exibição a subpastas;
16. Clique em Ok. O Outlook aplicará o modo de exibição da pasta atual (GTD) às outras pastas que você indicou.

Espero que aproveite a dica da Call Daniel de Mais Produtividade e Menos Estresse – Método GTD. Veja mais dicas de Outlook aqui.

Um grande abraço a todos,

Jacques Zetune

jacques.zetune@calldaniel.com.br

Especialista em Gestão do Tempo e Produtividade.

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