Este é um artigo da Série “Ferramentas” / “Aplicativos”: GTD + GSuite. São 5 artigos ao todo.
Neste vamos mostrar como fazer o “Capturar, Esclarecer e Organizar do GTD” no Gmail, Tarefas, Agenda, Drive e Keep, acessar as configurações do Gmail, algumas dicas de GTD para estes passos e aprender a usar o novo recurso Adiar do Gmail. Vem comigo!
Capturar
A captura via Gmail é automática, a medida que as pessoas enviam e-mails para você, eles caem em sua caixa de entrada principal ou secundárias (conforme as regras que você ou o Google definiram por padrão em Configurações/Caixa de entrada).
Para capturar no Keep basta exibí-lo clicando no ícone
(lateral direita) e digitar sua anotação. Para definição de cores, marcações/tags e lembretes abra o Keep completo em nova janela (Open in new tab). Ou instale a extensão para Chrome e capture conteúdos selecionados ou links de qualquer página da internet .
Capturar na Agenda e no Tarefas segue o mesmo procedimento bastando clicar no ícone equivalente.
Vale comentar que as listas de Tarefas estão visíveis dentro da Agenda. Isso é ótimo, assim podemos conferir ações ASAP (assim que possível) lado a lado aos compromissos com data e hora. (Amo o Google)
Mas é claro que você também pode registrar tarefas com data e hora a partir do Tarefas, elas também vão aparecer na Agenda.
Eu uso o Drive para capturar os rascunhos de meus artigos mas no geral a maior utilidade dele é para organizar os materiais de apoio a projetos.
É importante ter uma Caixa de Entrada bem sinalizada em cada um, para ser processada no momento correto, do contrário vamos ficar tentados a Esclarecer e Organizar já na Captura. Este comportamento não é indicado porque costuma tumultuar todo o planejamento, já que distrai você, tirando o foco da tarefa que estava realizando quando deu uma parada rápida para APENAS capturar.
Esclarecer / Organizar
O processamento destas “coisas” capturadas, para esclarecer o que são, se demandam ou não uma ação, é uma das rotinas mais importantes e inicialmente energeticamente desgastantes do GTD. Vamos usar o fluxo sempre, mas no começo do uso da metodologia GTD o esclarecer exige a criação de compartimentos claramente nomeados que servirão para organizar cada coisa em seu devido lugar.
Estes compartimentos de organização, podem a princípio, ser apenas listas separadas para Projetos, Próximas Ações, Aguardando Resposta e Calendário, além de pastas para Arquivo e Incubadeira. É interessante criar algumas TAGs de identificação que considere interessantes durante o processo, mas é imprescindível revisar isso regularmente para que a lógica permaneça tão clara para você que não precise pensar muito qual “espaço” vai usar para guardar.
Vale registrar que, com uma mensagem ticada, é possível clicar nos 3 pontinhos e já enviar as tarefas:
Você pode selecionar várias simultaneamente, o sistema vai criar as tarefas separadas linkadas aos respectivos e-mails.
Outro recurso interessante para já organizar durante o esclarecer é mirar a seta do mouse sobre uma mensagem para ver os ícones Arquivar, Excluir, Marcar como lida e Adiar.
Adiar pode ser uma ferramenta bem interessante durante o esclarecer. Eu utilizo para quando não consigo me decidir sobre a “coisa” rapidamente ou para agrupar tudo que pretendo fazer primeiro, assim que terminar o processamento. No caso “next action” uso o “Mais tarde hoje” e nos demais uso “Amanhã” apesar de voltar o quanto antes para resolver (clicando em adiados na barra lateral esquerda).
No próximo artigo: Vamos dar uma espiada na minha rotina pessoal de GTD usando o GSuite. Para ter acesso gratuito as ferramentas oferecidas pelo Google gratuitamente basta criar um e-mail @gmail. Faça isso aqui caso ainda não tenha feito. Para experimentar o GSuite completo por 30 dias grátis use este link.
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Grande abraço,
Marcia Sisi
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