Cada dia mais projetos são criados em seu controle e, pelo volume, você já está temendo um descontrole. Como resolver isso?
A solução ideal pode até não existir e ficar se lamentando não vai resolver muita coisa. Mas se sua lista de projetos (e tarefas dentro deles) está grande e não para de aumentar, em pouco tempo a situação vai tornar-se insustentável. O pode ser feito aqui?
Tenho a impressão de que, quando trabalhamos em algo que não traz um prazer enorme, parece mais fácil dizer não a tudo que não diz respeito a nosso cargo ou função. Afinal percebemos claramente que já temos mais que o suficiente para dar conta. Porém, quando sentimos um prazer enorme em nossas tarefas, aceitar mais e mais é algo muito instintivo. No entanto, todos posuuimos nossas limitações de tempo. Começar tudo e não acabar nada será uma péssima escolha para seu futuro profissional. É preciso aprender a dizer não às vezes.
Estando ou não em um período de maior demanda na empresa toda, um ótimo caminho para manter o controle do que é possível ser feito é saber com muita clareza o tamanho de sua lista de projetos/tarefas. Se nem você sabe exatamente tudo que possui para fazer, como poderia dimensionar as chances de realização no tempo esperado?
Experimente isso:
Comece listando os projetos
Para o GTD, tudo que demandar mais de 2 minutos para ser feito e for composto por mais de uma tarefa, vira projeto.
Siga para uma possível lista de ações dentro dos projetos
Muitas vezes é possível listar uma sequência de tarefas bem grande, mas ainda que não seja este o caso, liste todas que conseguir visualizar.
Defina um tempo aproximado
Nem sempre conseguimos, tudo bem, mas se for possível anote. Pode ser apenas um chute agora, com o tempo você adquire maior precisão nisso. Essa visão de tempo, ainda que só aproximada, vai ajudar muito.
Agora analise friamente
Você acredita que será humano realizar este conjunto, dentro dos prazos e considerando os imprevistos? Se sim, ótimo. Você acabou de montar seu planejamento para ação. Se não, é a hora certa para negociar as prioridades com seu gestor.
Se o gestor é você e não existe mais ninguém acima em sua escala hierárquica, procure um consultor. Acredite, com o planejamento em mãos e a visão clara de que as chances de realizar tudo não cabem em suas horas úteis, será o melhor momento para pensar num plano B. Toda a empresa poderá prejudicar-se com a sua não entrega. Permita-se dividir esta responsabilidade com mais alguém que poderá ajudá-lo nas melhores escolhas.
Esta é uma situação de sobrecarga e descontrole. É mais comum do que você poderia imaginar. Para sair das estatísticas de insucesso e atraso nas entregas, uma boa escolha será o treinamento de gestão do tempo com o método GTD. Sua empresa já possui um destes? Saiba mais sobre isso aqui.
Abraços,
[email protected]
Especialista em Gestão do Tempo e Produtividade.
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Imagem : iblanco.com.br
