Seu chefe pediu para fazer o planejamento de algo e você não sabe por onde começar? Então veja estas dicas.

Afinal o que é planejamento, para que serve e como se usa?

Podemos dizer que planejar é pensar a respeito e decidir sobre (o que fazer, como fazer e quando fazer). Serve para você visualizar o processo inteiro antes de iniciá-lo. Assim poderá ser proativo e evitar muitos problemas. Vamos supor que decidiu montar um planejamento antes de começar a usar o método GTD. Você sabe de antemão que vai precisar de tempo, dedicação e ações regulares. Além disso já entendeu que o GTD vai levá-lo a olhar sua própria vida e rotina de frente, para conseguir separar, processar e organizar suas coisas. Como poderia ser um planejamento para estas ações?

Você pode começar definindo a base

Escreva porque vai fazer isso (usar o GTD em sua vida) e qual o resultado pretendido (adquirir controle de minha rotina e maior qualidade de vida, por exemplo). Agora que você já sabe onde está, para onde quer ir e o que significa chegar lá, ficou mais simples desenhar (planejar) como fazer isso. Reservar locais e horários para estas ações, com as ferramentas e energia necessárias, são etapas desenhadas durante seu planejamento. Além dos espaços de tempo que vai reservar em sua agenda, conforme o e-book de introdução ao GTD:

“…Na sua agenda reserve uma hora e meia por dia para os próximos sete dias para se dedicar ao GTD. Esse período deverá ser em um momento do dia em que você esteja bem desperto. Não adianta reservar um período em que seu cérebro já esteja (ou ainda estiver) adormecido! Reserve esse período para o GTD na sua agenda, em todos os dias da semana. No sétimo dia será necessário reservar, além da hora e meia já reservada, um novo período de uma hora e meia. Ou seja, no sétimo dia você precisará dedicar três horas ao GTD…”

Será necessário também pensar um pouco na nomenclatura que pretende usar para adequar o GTD em sua vida. Quais são seus contextos, áreas de foco, veja este exemplo:

fonte:Spiderscribe.net

Todos estes tempos reservados na agenda vão precisar de sua atenção e dedicação em seus melhores locais, dias e horários (manhã, finais de semana, noite, na empresa, em casa). Também faz parte do planejamento definir as ferramentas que vai usar e providenciá-las. Você pode escolher começar tudo no papel e neste caso vai precisar destes materiais (lapis, borracha, papéis, caneta, clips, pastas). Ou quem sabe escolheu usar seu Outlook e OneNote, uma vez que já está familiarizado com estes aplicativos.

Planejar é isso, olhar o processo inteiro antes de começar, para prever e organizar a melhor sequência de ações. É exatamente isso que o método GTD faz por você ao incentivá-lo a reunir todos os seus pensamentos em sua caixa de entrada, depois esquematizar o processamento, sugerir a organização, chamar a atenção para a importância da revisão. Tudo isso é planejar a gestão do seu tempo, para só depois agir, com foco total.

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Abraços,
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Especialista em Gestão do Tempo e Produtividade.

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Imagem : ipog.edu.br