Será que existem as melhores práticas ao se montar um home office para o GTD? Segundo Hassan Osman, autor deste artigo, não só existem como ele publicou o livro How to Design the ULTIMATE Home Office sobre isso (as marcações na foto são do artigo original).
Imagine que você já entendeu o quanto o GTD facilita sua vida e decidiu investir mais ainda neste percurso. Pode ser que sua decisão inclua comprar a versão premium de algum aplicativo ou melhorar o seu espaço físico de trabalho.
Caso sua atividade seja exercida na empresa, as possibilidades podem diminuir mas, se trabalha em home office, vai divertir-se muito com estas sugestões.
Escolhendo com cuidado as ferramentas e o seu posicionamento no espaço, sua produtividade vai aumentar: quanto menos precisar se movimentar ou parar o que está fazendo para pegar algo, melhor.
- Qual a ferramenta que você usa com mais frequência? Ela merece seu destaque. Para isso, colocá-la na posição central, de mais rápido e fácil acesso será uma boa ideia.
- Múltiplos equipamentos. Pode ser que que não goste da ideia de ser obrigado a trabalhar em um notebook exclusivo da empresa (questões de segurança) pois é possível que precise de mais de uma caixa de entrada. Mas ter um desktop + um netbook + um smartphone com todas as suas contas integradas pela internet é uma facilidade que, no geral, aumenta muito a produtividade pela facilidade de mobilidade e acesso. Considere que alguns equipamentos possuem um tempo maior de bateria e podem salvá-lo também.
- Se o telefone ainda é muito usado em sua atividade, mantê-lo perto o suficiente para atender e falar no viva voz sem sair do lugar vai ajudar. Um bom fone de ouvido ao alcance das mãos é interessante.
- Caixa de entrada oficial. Em alguns momentos somos obrigados a ceder e ter mais de uma caixa de entrada (em casa, no escritório, vários emails), o que não é o ideal. Se este for o seu caso eleja uma (a mais versátil) para conter todas as outras, ou no mínimo, para ser a que definitivamente não pode ficar sem sua revisão frequente e regular. O modelo físico da foto possui 3 compartimentos, mas é claro que o modelo dela só precisa funcionar bem em sua rotina, nada além disso.
- Ativos e não ativos. Precisamos verificar a lista de projetos em espera com alguma frequência, mas apenas os projetos ativos, de uso diário/semanal, precisam ficar com o acesso super facilitado. É interessante manter estes armazenadores de conteúdos bem visíveis sejam em formato físico ou digital. Você pode digitalizar esses arquivos e diminuir o seu espaço físico dedicado a eles.
- Lápis ou caneta e papel. Nada socorre melhor que um bloco de anotações e uma caneta quando precisamos anotar algo rapidamente e em silêncio. Nossa recomendação é que mantenha os seus por perto em todos os momentos.
- Lixeira. Uma das sensações de maior prazer descritas por quem usa o GTD é a de amassar suas anotações e jogá-las no lixo depois de processar. Mantenha a sua leixeira por perto.
- Demais objetos de papelaria ou tecnológicos. Quem usa etiquetadoras garante que elas mudam sua satisfação em etiquetar coisas. Mas lápis, papel, caneta, borracha, grampeador, clips, tomadas, impressoras, scanners e tantos outros auxiliares precisam ficar ao alcance de um braço. Podem até estar num compartimento fechado para não poluir o visual.
- Arquivos. A tendência é scanear tudo e eliminar o máximo possível de papel, porém independente do formato seus documentos devem estar armazenados organizadamente. Você precisa conseguir localizar tudo no menor tempo possível. Se estão muito longe de você e/ou bagunçados eles estão perdidos e não guardados. Estamos preparando um post para explicar melhor o arquvo de referência rápida (43 pastas), sugerido por David Allen. Assim que estiver no ar vamos colocar o link para ele aqui.
- Demais itens. Mesa(s), cadeira, iluminação, ventilação, isolamento acústico, conexão e outros equipamentos de qualidade vão colaborar para sua satisfação em estar neste espaço e consequentemente vão interferir em sua produtividade.
O Home office costuma ser algo maior que apenas o local de nossa casa que usamos para trabalhar. Se montado com cuidado, atenção e capricho ele não só aumenta nossa produtividade como nos traz uma sensação de conforto e satisfação durante todo o tempo que estivermos ali.
Deixe seus comentários contando sobre o seu home-office, vamos adorar conhecer suas soluções. Qualquer dúvida, registre aqui no blog ou encaminhe diretamente pelo “Pergunte ao Daniel e sua Equipe”.
Abraços,
[email protected]
Especialista em Gestão do Tempo e Produtividade
Imagem : thecouchmanager.com
Inspiração/Tradução livre thecouchmanager.com
