Pergunte ao Daniel: Como seria um home-office ideal para o GTD?

Será que existem as melhores práticas ao se montar um home office para o GTD? Segundo Hassan Osman, autor deste artigo, não só existem como ele publicou o livro How to Design the ULTIMATE Home Office sobre isso (as marcações na foto são do artigo original).



Imagine que você já entendeu o quanto o GTD facilita sua vida e decidiu investir mais ainda neste percurso. Pode ser que sua decisão inclua comprar a versão premium de algum aplicativo ou melhorar o seu espaço físico de trabalho.

Caso sua atividade seja exercida na empresa, as possibilidades podem diminuir mas, se trabalha em home office, vai divertir-se muito com estas sugestões.

Escolhendo com cuidado as ferramentas e o seu posicionamento no espaço, sua produtividade vai aumentar: quanto menos precisar se movimentar ou parar o que está fazendo para pegar algo, melhor.

  1. Qual a ferramenta que você usa com mais frequência? Ela merece seu destaque. Para isso, colocá-la na posição central, de mais rápido e fácil acesso será uma boa ideia.

  2. Múltiplos equipamentos. Pode ser que que não goste da ideia de ser obrigado a trabalhar em um notebook exclusivo da empresa (questões de segurança) pois é possível que precise de mais de uma caixa de entrada. Mas ter um desktop + um netbook + um smartphone com todas as suas contas integradas pela internet é uma facilidade que, no geral, aumenta muito a produtividade pela facilidade de mobilidade e acesso. Considere que alguns equipamentos possuem um tempo maior de bateria e podem salvá-lo também.

  3. Se o telefone ainda é muito usado em sua atividade, mantê-lo perto o suficiente para atender e falar no viva voz sem sair do lugar vai ajudar. Um bom fone de ouvido ao alcance das mãos é interessante.

  4. Caixa de entrada oficial. Em alguns momentos somos obrigados a ceder e ter mais de uma caixa de entrada (em casa, no escritório, vários emails), o que não é o ideal. Se este for o seu caso eleja uma (a mais versátil) para conter todas as outras, ou no mínimo, para ser a que definitivamente não pode ficar sem sua revisão frequente e regular. O modelo físico da foto possui 3 compartimentos, mas é claro que o modelo dela só precisa funcionar bem em sua rotina, nada além disso.

  5. Ativos e não ativos. Precisamos verificar a lista de projetos em espera com alguma frequência, mas apenas os projetos ativos, de uso diário/semanal, precisam ficar com o acesso super facilitado. É interessante manter estes armazenadores de conteúdos bem visíveis sejam em formato físico ou digital. Você pode digitalizar esses arquivos e diminuir o seu espaço físico dedicado a eles.

  6. Lápis ou caneta e papel. Nada socorre melhor que um bloco de anotações e uma caneta quando precisamos anotar algo rapidamente e em silêncio. Nossa recomendação é que mantenha os seus por perto em todos os momentos.

  7. Lixeira. Uma das sensações de maior prazer descritas por quem usa o GTD é a de amassar suas anotações e jogá-las no lixo depois de processar. Mantenha a sua leixeira por perto.

  8. Demais objetos de papelaria ou tecnológicos. Quem usa etiquetadoras garante que elas mudam sua satisfação em etiquetar coisas. Mas lápis, papel, caneta, borracha, grampeador, clips, tomadas, impressoras, scanners e tantos outros auxiliares precisam ficar ao alcance de um braço. Podem até estar num compartimento fechado para não poluir o visual.

  9. Arquivos. A tendência é scanear tudo e eliminar o máximo possível de papel, porém independente do formato seus documentos devem estar armazenados organizadamente. Você precisa conseguir localizar tudo no menor tempo possível. Se estão muito longe de você e/ou bagunçados eles estão perdidos e não guardados. Estamos preparando um post para explicar melhor o arquvo de referência rápida (43 pastas), sugerido por David Allen. Assim que estiver no ar vamos colocar o link para ele aqui.

  10. Demais itens. Mesa(s), cadeira, iluminação, ventilação, isolamento acústico, conexão e outros equipamentos de qualidade vão colaborar para sua satisfação em estar neste espaço e consequentemente vão interferir em sua produtividade.

O Home office costuma ser algo maior que apenas o local de nossa casa que usamos para trabalhar. Se montado com cuidado, atenção e capricho ele não só aumenta nossa produtividade como nos traz uma sensação de conforto e satisfação durante todo o tempo que estivermos ali.

 

Deixe seus comentários contando sobre o seu home-office, vamos adorar conhecer suas soluções. Qualquer dúvida, registre aqui no blog ou encaminhe diretamente pelo “Pergunte ao Daniel e sua Equipe”.


Abraços,
Marcia.Sisi@CallDaniel.com.br
Especialista em Gestão do Tempo e Produtividade

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Imagem : thecouchmanager.com
Inspiração/Tradução livre thecouchmanager.com

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