Pergunte ao Daniel: Como administrar projetos e listas de tarefas?

Tarefas, projetos, próximas tarefas/ações, delegadas e dependentes. Qual a melhor maneira de administrar isso?

 

Pergunte a equipe Call Daniel

 

  • Quando uma tarefa está delegada a outra pessoa, coloco-a em “Aguardando”. Porém, muitas vezes muitas vezes já sei qual será a próxima tarefa (quando a pessoa concluir o que está delegado). Onde posso colocar esta próxima tarefa e indicar que existe uma dependência?
     

    • A forma mais simples para se indicar a dependência de tarefas é a criação de um Projeto. Inclua na sua lista de Projetos um novo projeto para esta sequência de tarefas. Quando chegar o momento de fazer a Revisão Semanal você verá o tal projeto e se perguntará se há alguma próxima ação que deve / pode ser feita. Assim você não esquece do encadeamento de várias ações.

  • Algumas vezes o cenário acima ocorre para tarefas que estão pendentes para mim mesma, como por exemplo: Preciso ir ao dentista, mas não sei em qual dentista ainda. Neste caso, a primeira tarefa seria “Pesquisar dentista” e a segunda “Agendar dentista”. Como posso indicar que a segunda tarefa é dependente da primeira e que só poderei fazê-la quando a concluir?
     

    • Vale a resposta anterior. Quando você cria um Projeto, inclui dentro deste os próximos passos.  Toda tarefa com mais de um passo é um projeto.

  • No planejamento de um projeto é possível definir a previsão de início de determinadas tarefas, como posso identificar isso? Por exemplo, tenho um projeto “Organizar casamento” e defini que em março irei definir o DJ e em abril irei definir o fotógrafo. Aonde posso colocar esta informação?
     

    • Sempre que você souber a data em que uma dada ação vai ser realizada, coloque-a já no calendário. Também é interessante manter todos os materiais de planejamento de projetos juntos e organizados para ações futuras.
       

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GTD® TICKLER FILE FOLDERS

 

Caso ainda não conheça recomendo a leitura de nosso e-book “Introdução ao GTD”. Qualquer dúvida, comente aqui no blog ou encaminhe diretamente pelo “Pergunte ao Daniel e sua Equipe”.

 

Daniel Burd

Especialista em Produtividade e Gestão do Tempo da Call Daniel

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Imagem : davidco.com

 

 

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