O GTD é totalmente flexível e adapta-se a qualquer ferramenta, você só precisa escolher a que mais gosta e ir ajeitando até funcionar.
Para começar bem no Evernote experimente o tutorial oficial. O próximo passo será decidir como vai se organizar dentro dele usando os conceitos do GTD. No mínimo você terá uma caixa de entrada, listas de ação e registos de calendário. Mas as possibilidades são infinitas e, para ter sucesso aqui, não tenha medo de experimentar outras soluções, mudar.
No site Organize você vai encontrar sugestões num formato bem didático. Já no Vida Organizada, nossa musa inspiradora faixa preta em GTD, Thais Godinho, possui mais de uma solução testada em Evernote. Mais um ótimo ponto de partida pode ser o Organizando a vida com o Evernote® [EBook Kindle] de Vladimir Campos ou este artigo do Willian Lima. São todas soluções bem diversas entre si.
Eis a nossa sugestão
Para receber seus e-mails dentro do Evernote use o encaminhamento automático deles para sua conta pessoal @m.evernote.com, eles vão cair em sua pasta padrão. Você pode nomear um caderno como Caixa de Entrada e definí-lo como padrão clicando com o botão direito e escolhendo propriedades.
Compromissos com data podem ser acomodados em um caderno específico aonde você vai lançando e organizando por ordem crescente:
Só de bater o olho já visualiza sua lista de compromissos assumidos e fica bem simples alterar, se necessário. Repare que o horário do compromisso não aparece. Se desejar ver facilmente, inclua os horários nos títulos das notas.
É importante também ter uma separação clara para cada item destes: Talvez/algum dia, Referência e Aguardando. Pode fazer via cadernos ou tags, você decide. Tudo o mais, que não será realizado em menos de dois minutos ou tenha ido para o calendário, irá para as listas de ação que, novamente, podem ser cadernos ou tags, como preferir. Veja estes exemplos de @ação:
@CASA – tarefas para fazer em casa;
@ESCRITÓRIO – tarefas para fazer no escritório;
@REUNIÕES – assuntos para conversar em reuniões;
@RUA – tarefas para fazer na rua. Ex.: farmácia, supermercado etc.;
@TELEFONEMAS – a fazer.
Só não se esqueça de que estas listas contém ações únicas. Quando algo precisa de mais de uma ação para se considerar como feito, vira um projeto. Dentro dele você lança as ações relacionadas.
Todas as suas ações também podem ser sinalizadas com tags de contexto (local, tempo, energia, pessoas, ferramentas) para facilitar a organização e localização.
Para gerenciar seus projetos com sucesso vai precisar adquirir este hábito:
No mínimo semanalmente recolha tudo, fique atualizado e seja criativo
1. Recolha papéis e outros materiais;
2. Processe sua Caixa de Entrada;
3. Esvazie sua mente;
4. Revise suas Listas de Ação;
5. Revise sua Agenda Passada;
6. Revise sua Agenda Futura;
7. Revise sua ficha AGUARDANDO;
8. Revise sua ficha de Projetos;
9. Revise sua ficha TALVEZ ALGUM DIA;
10. Seja criativo e corajoso para ativar novos projetos.
Para começar bem no GTD use este Guia de Introdução. Quer dar mais uma espiadinha no que os experts fazem? Então assista este vídeo.
Abraços,
Especialista em Gestão do Tempo e Produtividade.
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