Delegando tarefas com o GTD (sem perder o controle delas)

 

Delegar também é uma arte. É preciso confiar e acompanhar a evolução sem interferir negativamente no processo. Experimente este roteiro e nos conte os resultados.

 

 

Nosso dia possui apenas 24 horas, e você não precisa esperar estar sobrecarregado para lançar mão da arte de delegar. Com isso você consegue realizar mais, em menos tempo. Algumas de suas atividades rotineiras ou esporádicas podem ser executadas por outras pessoas, ainda que você precise ensinar no começo e supervisionar de tempos em tempos.

 

Muitas vezes temos a sensação de que algo não vai ficar bom se não for feito por nós mesmos e então resistimos em distribuir as tarefas. Em outros momentos, podemos nos sentir sobrecarregados em termos de quantidade ou qualidade. Isso mesmo: podemos não ser a pessoa mais qualificada para determinada execução. Em todos estes casos, delegar pode ser uma boa alternativa.

 

Este é o segredo para delegar com sucesso: acompanhamento

 

Segundo o GTD, um dos caminhos para otimizar seu tempo é delegar tarefas. Para fazer isso sem perder o controle, siga estes passos:

 

  1. Ao perceber que determinada ação pode ser realizada por outra pessoa, comunique-se com ela sobre o assunto para verificar sua disponibilidade de execução.

  2. Confirmada a disponibilidade, certifique-se de que a pessoa entendeu qual o resultado esperado e em qual tempo. Essa etapa é importante: tarefa entendida resulta em tarefa bem executada. Se não ficar claro para a pessoa o que você espera dela, os resultados podem não vir de acordo com as suas expectativas.

  3. Certifique-se de que ficou claro para esta pessoa o que significa “feito”, ou seja: qual o ponto de tarefa concluída.

  4. Agora distribua alguns lembretes de acompanhamento em sua agenda para que possa entrar em contato e verificar o andamento dos trabalhos.

  5. Reserve espaço antes da data final da entrega para um “plano B” caso nem tudo tenha ocorrido dentro do previsto. Precisa ser um tempo suficiente para uma execução emergencial, se necessário.

 

Caso já esteja craque em delegar tarefas, pode ser um bom momento para começar a delegar responsabilidades e conquistar uma verdadeira equipe vencedora. Experimente a leitura deste artigo em pdf, do portal administradores, disponível no site do Tribunal Regional do Trabalho que sugere como “subir” seu nível de delegação.

 

Conte-nos como o GTD o está ajudando nas ações delegadas. Deixe seu comentário. Se estiver precisando de ajuda, encaminhe sua  dúvida em “Pergunte ao Daniel e sua Equipe”.

 

Abraços,

Marcia.Sisi@CallDaniel.com.br

Especialista em Gestão do Tempo e Produtividade.

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Imagem : simplessolucoes.com.br

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