É muito comum encontrarmos pessoas que usam listas de tarefas para tentarem se organizar ou serem mais produtivas. São as famosas to-do list, mas nem sempre estas listas funcionam bem. Muitas vezes, elas mais atrapalham do que ajudam. Por quê? O que pode estar errado?

Existem alguns erros clássicos na confecção destas listas que acabam boicotando a produtividade, vamos a eles:

Primeiro erro comum: colocar itens como “fazer projeto x”, “resolver viagem de férias”, “prospectar clientes”.

Todos estes itens são muito abstratos para estarem na lista de tarefas. Quando pensamos em resolver viagem de férias, não existe uma ação definida ainda, precisaremos pensar sobre a viagem e definir as ações necessárias para a mesma acontecer. Então, se existem várias ações, este item não é uma tarefa e sim um projeto. Ele deve ir para uma lista de projetos e depois conter suas listas de ação. Dentro do projeto devemos relacionar quais são as ações necessárias para esta viagem acontecer, por exemplo: definir destino, definir data, escolher hotel.

Em sua lista de tarefas devem estar somente as ações que você já decidiu e pode realmente executar. Como David Allen diz “Ação física”, aquilo que você consegue fisicamente executar. Se for algo que ainda precisa pensar sobre como fazer e existem várias ações para poder concluir, é um projeto.

Segundo erro comum: ter uma lista única para todas as tarefas.

Qual a vantagem em termos uma tarefa que só poderemos executar em casa na mesma lista onde temos tarefas que só poderemos executar no escritório? Ou uma tarefa que só poderemos executar na rua na mesma lista com tarefas que só poderemos executar em casa. Além de não ajudar em nada ainda aumentam o nosso nível de stress porque esses itens vão começar a nos preocupar, a ocupar a nossa cabeça, diminuindo nossa concentração e foco.

O mais eficiente é ter uma lista para cada contexto, ou seja, uma lista para o escritório, outra para casa, outra para rua. Cada tarefa deve ser colocada na lista onde pode ser executada.

Terceiro erro comum: não revisar frequentemente estas listas.

Se optamos por tirar as pendências da nossa cabeça e as colocamos em listas para mantermos a mente tranquila, precisamos revisar estas listas frequentemente definindo o que executaremos primeiro. Abandonar estas listas sem revisão frequente é criar frustrações organizadas em listas.

Revise semanalmente suas listas de ações e projetos e defina quais tarefas fará na semana. Coloque no calendário se quiser ter mais foco. Procure cumprir o máximo de tarefas que definiu para a semana,  assim você verá que com listas bem feitas e foco no calendário sua produtividade aumentará.

Experimente, veja a diferença e nos escreva contando seus resultados.

Comente suas dificuldades e dúvidas para podermos ajudá-lo!

Renata Montone
Especialista em Produtividade e Gestão do Tempo
Metodologia GTD

[email protected]
www.calldaniel.com.br

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Imagem : jornaldoempreendedor.com.br