Até que ponto sua agenda tem “ar livre” o suficiente? Isso faz muita diferença?
Colocar “ar livre” em sua agenda significa reservar espaços para descansos e imprevistos. Nossa recomendação é de 2 horas por dia para isso, mas o ideal é que você mesmo avalie a sua necessidade. Significa dizer que você vai selecionar 4 espaços de meia hora, ou como achar mais conveniente, totalmente livres para “nada”. Não é o que gasta em um trajeto ou na fila do restaurante. São em média 2 duas horas totalmente dedicadas para uma parada estratégica ou possíveis imprevistos mesmo. Se você usa o Outlook 2010 pode beneficiar-se com nossos vídeos de configuração para o GTD.
Não adianta agendar-se no limite e depois não dar conta dos compromissos assumidos. Seja mais conservador nisso ou o menor imprevisto vai bagunçar toda a sua agenda.
Antes de aceitar um agendamento, considere:
Você precisa realizar isso somente nesta data/hora?
A marcação está incluindo um tempo de antecedência seguro antes do prazo final de entrega do compromisso?
Caso exija sua movimentação física, o trânsito, um pneu furado ou outros imprevistos foram acrescidos ao seu cálculo?
Qual seu nível de dependência para cumprir o prazo?
Analise suas prioridades e lembre-se de suas listas de tarefas que também precisam ser realizadas durante algumas das 24 horas do dia.
Sua agenda não é o espaço ideal para registrar desejos.
Ela serve para você visualizar os compromissos assumidos com você mesmo e/ou com outras pessoas. Não são opcionais, são imprescindíveis. Nada impede que você relacione boas coisas a serem feitas num determinado período do dia, semana, mês ou ano. Mas elas não estarão classificadas no mesmo espaço de sua agenda de compromissos assumidos.
A importância de ter este tempo livre está diretamente relacionada com a importância que você dá a si mesmo e aos outros. Se não fosse realmente importante, nem deveria estar na agenda, não é mesmo? Caso não surjam os imprevistos, imagine o que pode fazer com estes espaços vagos lendo o artigo “15 tarefas para fazer em 5 minutos”. Ou descanse mesmo, considere como paradas para reabastecer!
A Call Daniel desenvolveu um e-book com 16 dicas para manter-se “Tranquilo e Produtivo”, vale a leitura. Você está com dificuldades para criar estes espaços livres em sua agenda? Comente.
Até mais,
Daniel Burd
Especialista em Produtividade e Gestão do Tempo da Call Daniel
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Imagem : cinema.terra.com.br
