Esta é uma lista com algumas ferramentas selecionadas para reuniões, desde um caderno com caneta, tablet para gravação, até o moderníssimo livescribe.

Nem todas as reuniões que participamos são produtivas e esclarecedoras, principalmente, porque reúnem pessoas com os mais diversos posicionamentos e disposições. Mas certamente que todas as reuniões possuem objetivos. Eles podem até não estar claros para todos os participantes, mas existem.

Também é fato que muito do que é dito em uma reunião pode acabar perdido por falta de registro, ou por um registro mal feito (pouco esclarecedor ou tendencioso). É este aspecto da reunião que estamos focando aqui. Existem boas ferramentas para auxílio no registro de uma reunião? Sim, aqui segue uma pequena lista sugestiva:

1. No seu computador

Em ambiente windows ou mac, o OneNote, Tarefas no Outlook e Evernote, são ótimos para registrar o que está sendo dito. Para pensar e concluir, você pode usar um mapa mental como ferramenta de braisntorm. As pesquisas nos buscadores podem assumir um papel inesperado de “resposta na ponta da língua” que costuma impressionar muita gente.

2. Lápis e papel

Claro que muitos de nós preferimos caneta, mas um ou outro são sempre fundamentais. Não estamos torcendo para a internet ou as baterias de suas maquininhas pararem, no entanto pode acontecer. Não custa nada ter seu bloquinho “quase neanderthal” de reserva. Entrar em uma reunião sem uma ferramenta de anotações é improdutividade na certa.

3. Tecnologia Móvel

Quem conseguiu sobreviver até agora sem um celular pode considerar-se herói. Tanto em sociedade quanto em ambiente escolar ou corporativo o celular é básico hoje em dia. Gravar as conversas da reunião que você está participando pode ser uma ótima ideia. Com ou sem vídeo o registro existirá via celular, smartphone, tablet, netbook… Você decide.

4. Inovação

Para os mais moderninhos a tecnologia já está inclusive conectada entre si, disponibilizando os conteúdos de maneira compartilhada e acessível nos mais diversos programas e dispositivos. Vale aqui citar uma caneta inteligente chamada Livescribe. Achei a venda na Saraiva. Pulse Smartpen da Livescribe é um dispositivo capaz de registrar anotações vocais ou escritas e de enviar isso para seu tablet ou notebook. Ela possui outros tantos recursos muito úteis. Assista este vídeo bem humorado sobre as reuniões e outras informações que, como simples humanos, seria impossível capturar. 

5. Especialmente para Mac

Vou sugerir um artigo recheado de aplicativos importantes nas reuniões de todo tipo, descritas por um apaixonado por iPad.

O registro da reunião é uma importante ferramenta de análise posterior. Muito do que não foi bem compreendido durante a reunião pode ser revisto em suas anotações. Pequenos detalhes ou ações necessárias correm o risco de se perderem. Grande parte do valor, tempo e energia gastos no encontro serão desperdiçados sem suas anotações.

Você tem dicas valiosas para uma boa reunião? Comente.

Até mais,

Daniel Burd

Especialista em Produtividade e Gestão do Tempo da Call Daniel

imagem: blogs.sap.com