Como administrar tarefas delegadas

 

Basicamente, estou escrevendo sobre o uso da “waiting for” list do GTD. Quando delegamos uma tarefa ou ação para outras pessoas, precisamos manter um controle de todas as ações que foram delegadas, para que os prazos destas ações fiquem sob o nosso controle.

 

 

É possível que você nunca tenha parado para pensar sobre os grandes prejuízos associados as falhas na delegação. Eles são, a princípio, falhas na gestão dos recursos. Evitá-los deveria ser uma preocupação gerencial da maior atenção. Seguindo o método GTD você terá uma sequência lógica e sistematizada a partir deste ponto.


Uma tarefa delegada entra para sua lista de “aguardando por” algo ou alguém. Existem várias maneiras de fazer isso.

Poderá escolher entre estas:

  • Enviar um email;

  • Escrever uma nota ou algo mais elaborado e acomodar em sua caixa de saída;

  • Enviar uma mensagem de voz;

  • Acrescentar a uma de suas listas de conversa com esta pessoa;

  • Falar diretamente, presencialmente ou por telefone.


Sua escolha vai acontecer pela disponibilidade ou facilidade, precisa apenas ser rápido, eficiente e passível de controle, segundo o GTD.


Sem um retorno imediato, será necessário acompanhar tudo o que acomodou em sua lista de “aguardando por”, caso os resultados sejam importantes para você.  O GTD aconselha, é fundamental que você registre a data de tudo que encaminha e depois agende em seu calendário para verificar como as coisas estão.


Este hábito será sempre muito útil para garantir que tudo esteja caminhando da melhor forma.

Claro que as revisões precisam continuar e mesmo os acompanhamentos de menor impacto ou relevância podem ter um lembrete programado. Nem que seja para apenas atualizar o status ou arquivar em concluídos, durante a revisão regular prevista no GTD.


Sua lista de “Delegados” é tão importante quanto qualquer outra e não deve ser relegada para segundo plano. Leia mais dicas no Harvard Business Review.

 

Abraços

Marcia.Sisi@CallDaniel.com.br

Especialista em Gestão do Tempo e Produtividade.

 

 

Imagem: saiadolugar.com.br

 

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