Você já percebeu que está perdendo esta guerra? Ficamos com 100 (ou 1000) e-mails competindo por nossa atenção todos os dias. Por que se preocupar? Por que o cuidado? Por que não jogar a toalha simplesmente? Bem, a razão é simples, o e-mail tem sido a base de nossa comunicação nas grandes empresas e não vai mudar tão cedo. Ou seja, vicia porque resolve o problema.

Como chegamos neste estado de vício?

O email simplesmente funciona muito melhor que os métodos anteriores. Ele foi projetado para transmitir informações de forma rápida e eficaz. E ele ainda faz isso incrivelmente bem apesar dos mais de 168 milhões de emails enviados a cada minuto e mais de 188 bilhões de emails enviados a cada dia!

Atualmente o email é acessível. Quase todo mundo pode ter e usar um endereço de e-mail a partir do celular ou da lanhouse na próxima esquina. Demora 3 minutos para se inscrever para um e até mesmo o meu pai pode usá-lo (mal, rrsrs). Ao contrário do Twitter ou Facebook, que possuem uma curva de aprendizagem comparativamente maior, o e-mail é extremamente fácil de entender, crescendo a mais de 6% ao ano. E-mail é um identificador único de origem. Olhe para nossa interação na web – Apple iTunes, Facebook, Google+, Twitter, etc –  cada uma dessas redes são construídas utilizando o seu endereço de email. Acabamos usando tanto quanto o nosso próprio nome, de fato, nós somos muito mais propensos a mudar nosso endereço físico do que o nosso endereço de e-mail.

Ainda assim ele é incrivelmente frustrante.

A quantidade de e-mails que tenho recebido ao longo da última década tem aumentado de forma exponencial e, porque não há custo real associado com o envio de um e-mail ou 10.000 (versus custos tradicionais canais de comercialização), este volume aumenta todos os dias. Para realmente sobreviver e prosperar usando e-mail, é preciso aprender como fazê-lo trabalhar para nós. Existem três passos fundamentais para a compreensão de seu problema e o grito de paz entre vocês.

1. Máquinas x Humanos

Para realmente dominar nosso e-mail, precisamos primeiro entender a origem do problema. As mensagens que você recebe podem dividir-se em três categorias principais:

• Comercialização de produtos e serviços nas mensagens de e-mail: são os e-mails que recebemos de Submarino, Americanas, Ponto Frio etc. incentivando uma visita ao site deles. Difícil resistir a uma boa oferta de eletrônicos, reservas de férias etc. Estes são a maioria: e-mails de marketing, que tipicamente têm uma taxa de abertura de menos de 20%.

• Mensagens de e-mail de notificação: os e-mails de uma infinidade de redes sociais que você se inscreveu para que você saiba quando alguém faz alguma coisa. Alguém envia um tweet, você recebe um e-mail. Você foi citado por alguém no Facebook, recebe um e-mail. E assim por diante. E-mails de notificação tipicamente têm uma taxa de abertura superior, entre 20-40%, dependendo do remetente do e-mail de notificação.

• Mensagens de e-mail pessoal/profissional: são, provavelmente, os e-mails que lhe interessam mais. Foram escritos por alguém que realmente respira (vs. um bot automático nos casos anteriores) e tem a maior chance de ser aberto por você. O Marketing vem adaptando sua comunicação na tentativa de imitar um e-mail pessoal acreditando que você vai clicar no e-mail. Isso não tem dado muito certo, não é?

2. Onde está a questão crítica?

Uma vez que você tenha uma ideia clara dos diferentes tipos de e-mails que recebe, conseguirá descobrir o tipo de usuário que você é e o que te incomoda mais. Seria possível lembrar-se da última vez que sentiu-se realmente feliz com sua caixa de entrada de e-mail? Congele esse pensamento para se concentrar no que você tem que fazer para resolver a questão:

• Caixa de Entrada Zero: este pode ser o nirvana dos e-mails para você. Certificando-se que a sua caixa de entrada não tem e-mail não lido nela. Se respondeu ou não a um e-mail é irrelevante, desde que o email tenha sido aberto e não esteja mais em negrito na sua caixa de entrada. Isso se aplica a todos os tipos de e-mail – transacional, de notificação e de pessoal.

• Primeira Resposta Entregue: é a caixa de e-mail do usuário que tem uma compulsão para responder aos seus e-mails pessoais em um tempo incrivelmente rápido. Este usuário atinge o nirvana quando não há atividade para ser realizada em sua caixa de entrada. Isso se aplica principalmente para e-mails pessoais.

• Amante dos Projetos: é o usuário de e-mail que valoriza uma boa experiência de e-mail (como um bom projeto, sendo claro, conciso, comprometido com a interação lógica) acima de tudo. Seu nirvana na verdade, não termina na caixa de e-mail, pois sua principal frustração é que a experiência atual não evoluiu ali mesmo. Para manter-se funcional a mensagem precisa evoluir para outros canais de comunicação. Ele quer uma experiência de e-mail mais útil, mais rica e interativa, mais bem projetada.

É importante ter em mente que estes são pequenos exemplos – o que provoca irritação no e-mail é diferente para cada usuário, dependendo de como cada um usa e se adapta as mudanças ao longo do tempo. Então, você poderia experimentar os diversos perfis, reconhecer-se em cada um deles.

3. Ajude-me!

Agora que sabe o que te faz feliz no e-mail,

vale a pena investir no uso das ferramentas com maior probabilidade

de levá-lo a esse ponto de nirvana e mantê-lo lá.

A boa notícia é que tem sido incrível a inovação em processamento de e-mails ao longo dos últimos anos. Quase todos os pontos de dor acima podem ser abordados através de ferramentas específicas. A má notícia, que não há uma única ferramenta que integre todos esses recursos, porque, infelizmente, todos nós ainda usamos o e-mail de maneiras muito diferentes, muito originail e personalizada. Mas estas dicas espertas podem ajudá-lo muito.

E no futuro?

O futuro do e-mail é incerto, complicado e um pouco desconcertante principalmente por duas fortes tendências:

O volume de e-mails enviados ainda está aumentando significativamente. Você pode verificar muitas destas estatísticas de volume neste artigo do TecMundo. Este número vai manter o seu crescimento, principalmente por que o e-mail ainda é uma das formas mais eficazes de marketing com um custo incrivelmente baixo associada a facilidade de envio. Ficou curioso para saber suas estatísticas particulares? O Gmail já fornece isso.

Há uma forte pressão dos consumidores em relação a utilização de e-mail de consumo em dispositivos móveis, o que chamou a atenção dos varejistas para como criar e distribuir conteúdo. Em 2012, 43% dos e-mails foram abertos em um dispositivo móvel e cada dia mais pessoas usam seu telefone celular mais para ler e-mails do que para fazer uma chamada de telefone (79%).

Assim, entender de onde seu e-mail vem e quando o incomoda, aumentam as possibilidades de equipar-se com a ferramenta certa para gerenciá-lo. Isso é fundamental para alcançar o Nirvana do e-mail. A razão pela qual o email tem sobrevivido por tanto tempo é a mesma razão que o fará continuar a prosperar no futuro: ele funciona – e pode vir a funcionar melhor ainda.

Abraços

Marcia Sisi

Especialista em gestão do tempo e produtividade

http://calldaniel.com.br

tradução/interpretação livre do original: http://thenextweb.com/insider/2013/04/14/the-email-problem/

imagem: hotmailentrar.com