Arquivar um e-mail para posterior consulta deve ser algo extremamente rápido. Não faz sentido ter que ficar navegando por uma complexa árvore de pastas até encontrar o destino para um e-mail. O que além de demandar muito tempo, dificultará também sua busca. Tenho utilizado, com meus clientes, um método de arquivamento extremamente simples e eficaz. No início de cada ano sugiro que crie uma pasta com o nome do ano: \2012, dentro desta pasta crie uma outra chamada \Arquivo e vá definindo novas pastas à medida que for necessitando, mas sempre dentro do ano:
\2013 \Arquivo
\Projeto A
\Projeto B
\Antes de 2013
Se você precisar arquivar um e-mail, mova-o para a pasta \Arquivo. Se for muito importante agrupar os e-mails em torno de um dado projeto, então crie uma pasta específica para o projeto. Mas de uma forma geral mova simplesmente para a pasta \Arquivo, evite criar pastas e mais pastas. Esse método extremamente simples é muito efetivo. Rapidamente você arquiva seus e-mails e encontra-os também. Iniciar o ano com uma estrutura vazia, sem carregar todo o seu histórico é uma medida altamente produtiva!
Ser bom não é o bastante.
É preciso ter alto desempenho!
Daniel Burd
A Call Daniel é parceira certificada internacional da David Allen. A Call Daniel vem atendendo no Brasil e no mundo empresas que precisam produzir mais com menos estresse, dentre elas: Accenture, Nestlé, Microsoft, Embraer e Natura. Duas características tornam a Call Daniel a parceira preferida dos seus clientes: a preocupação em adaptar cada treinamento às necessidades específicas da empresa e dos gestores, e a realização de acompanhamentos pós-treinamento com todos os participantes garantindo que as técnicas aprendidas tornem-se poderosas ferramentas no dia a dia.
