Você já se viu diante de um projeto importante, ambicioso ou grandioso e não soube por onde começar? Se sim, você não está sozinho. Muitas pessoas enfrentam esse dilema ao tentar planejar os seus projetos. No entanto, a boa notícia é que existem estratégias comprovadas para superar esse obstáculo e alcançar o sucesso desejado.
Sempre que nos deparamos com um projeto, dois elementos são fundamentais para garantir a sua conclusão: a próxima ação e o resultado desejado. O resultado desejado indica onde quero chegar com esse projeto, sua linha de chegada; já a próxima ação é a atividade física e visível que moverá o projeto adiante.
Na prática não concluímos um projeto de uma única vez, vamos concluindo uma ação após a outra até atingirmos o resultado desejado. Contudo, para alguns projetos não basta termos a próxima ação definida, precisamos de mais informações para garantir o sucesso na execução e conclusão do projeto. Para esses casos podemos usar uma abordagem muito simples para planejar nossos projetos.
David Allen realizou pesquisas, estudos minuciosos e mentorias para entender como otimizar a forma como planejamos e trabalhamos em nossos projetos. Como resultado de seus diversos estudos, ele desenvolveu o “Modelo de Planejamento Natural de Projetos”.
Mas afinal de contas, o que é o Modelo de Planejamento Natural (MPN)?
Em essência o Modelo de Planejamento Natural é uma estrutura com cinco estágios que pode ser aplicada para planejar e alcançar qualquer resultado desejado. Ao compreender como nosso cérebro naturalmente processa as informações e responde a elas, David Allen identificou uma abordagem eficaz para tornar nossos planos mais claros, alcançáveis e menos assustadores.
As cinco fases do Modelo de Planejamento Natural (MPN):
- Propósito e princípios: A primeira fase envolve estabelecer o propósito do projeto e os princípios que irão orientar suas ações. Definir a razão de o projeto existir é fundamental para manter o foco e a motivação ao longo do caminho. Os princípios serão as regras do seu jogo. O que o projeto deve ter? O que não deve ter? Quais são os fatores cruciais?
- Visão de sucesso/Resultado desejado: Aqui é importante visualizar claramente o resultado que deseja alcançar. Ter uma visão bem definida do sucesso permitirá que você direcione seus esforços de forma mais eficaz. Onde é a linha de chegada do projeto? Como seria o resultado estrondoso do seu projeto?
- Brainstorming: Na terceira fase é hora de liberar a criatividade e explorar diferentes ideias e abordagens para o projeto. Anote todas as possibilidades, mesmo as que possam parecer impraticáveis no começo. A ideia é anotar sem qualquer julgamento. Para ter boas ideias, inicialmente é preciso ter várias ideias.
- Organização: Com o brainstorming concluído, é hora de organizar e categorizar suas ideias. Identifique etapas, componentes, subprojetos e defina estruturas, caso seja necessário adicione cronogramas, mapas mentais, quadros de visualizações e priorize as ações que fazem mais sentido no momento e planeje como implementá-las de maneira coerente.
- Próximas ações: Por fim, a fase das próximas ações é fundamental para transformar o planejamento em ação. Identifique as próximas ações que moverão seu projeto adiante.
Durante a sua Revisão Semanal, você pode percorrer o planejamento do projeto para avaliar o progresso, identificar novas ações e fazer os ajustes necessários para garantir a sua manutenção.
Então, você pode estar se perguntando: “De quanto planejamento eu realmente preciso?” Ou talvez esteja se questionando sobre o nível de detalhes necessário nesse modelo de planejamento. Segundo o David, a resposta é simples:
“Tanto quanto for necessário para tirar um projeto da sua mente. Em geral, as coisas estão na sua cabeça porque o resultado e as próximas ações não foram devidamente definidos e/ou você não pôs lembretes sobre eles em lugares apropriadamente visíveis. Além disso, talvez você não tenha desenvolvido os detalhes, as perspectivas e as soluções o suficiente para confiar na eficácia do plano” (ALLEN, David. Arte de Fazer Acontecer)
O MPN não é um elemento obrigatório para estruturar seus projetos, ele serve principalmente como um suporte em situações em que você precise de uma compreensão maior dos projetos que deseja concluir. Em muitos casos, saber apenas o nome do projeto e a próxima ação necessária para alcançar o resultado é o suficiente; em outros casos, pode ser necessário aplicar o MPN por completo ou uma de suas etapas.
Que tal revisar a sua lista de projetos e identificar em quais você precisa aplicar o MPN?
Por: Thiago Alves – Instrutor do Método GTD® na Call Daniel.
