A execução dos 5 passos do GTD® – capturar, esclarecer, organizar, refletir e engajar – frequentemente representa um desafio para muitas pessoas, especialmente ao tentar integrá-los no horário de trabalho. Contudo, é no passo 5 – Engajar, que o GTD® oferece uma resposta crucial.
Engajar e a Natureza do Trabalho
O ponto-chave deste passo reside na compreensão da Natureza do Trabalho, composta por três elementos fundamentais:
- Trabalho Não Planejado: Tarefas que surgem espontaneamente, demandando ação imediata ou não. Este momento permite lidar de forma mais tranquila com imprevistos, abraçando as demandas do momento, podendo até manter notificações ativas para este propósito.
- Trabalho Pré-Definido: Tarefas planejadas e agendadas previamente, oferecendo uma estrutura e prioridade claras para o dia. Uma lista completa e atualizada auxilia na gestão de múltiplos compromissos e reduz a carga mental de lembrar ou esquecer tarefas.
- Definindo o Trabalho: Processamento de novas demandas, revisão de objetivos e transformação de ideias em ações. Esse é o momento de pensamento crítico e tomada de decisão.
É claro que a depender do trabalho de cada pessoa, podemos ter maior incidência em uma ou outra natureza do trabalho. Mas é importante a compreensão de cada atividade que você exerce de acordo com essas naturezas.
Quero aqui, neste artigo, propor uma divisão para quem trabalha no mundo corporativo com tarefas a serem feitas no computador e respondendo e-mails:
Aplicação no Ambiente Corporativo
Propõe-se uma divisão do dia de trabalho para quem atua no mundo corporativo, com foco em tarefas no computador e gerenciamento de e-mails:
- 40% – Trabalho Não Planejado: Espaço para lidar com imprevistos e demandas que surgem durante o dia.
- 50% – Trabalho Pré-Definido: Tempo destinado às tarefas planejadas e agendadas.
- 10% – Definindo o Trabalho: Momento para processar novas informações e tomar decisões estratégicas.
Considerações finais
Embora a distribuição possa variar em determinados dias, essa proporção oferece uma média útil para manter a produtividade. Compreender a natureza de cada atividade e adaptar a divisão de tempo de acordo pode melhorar a eficiência e reduzir o estresse no ambiente de trabalho.
O desafio não reside apenas na implementação dos passos do GTD®, mas sim na adaptação desses princípios à rotina específica de cada indivíduo. Ao reconhecer as diferentes naturezas do trabalho e dedicar tempo adequado a cada uma delas, é possível alcançar uma gestão mais eficaz do tempo e das tarefas, promovendo uma rotina mais produtiva e equilibrada.
Por: Manoel Júnior – Instrutor do Método GTD® na Call Daniel.
