A grande maioria dos profissionais acredita que possui um problema atualmente —“gerenciamento de projetos”. O problema é que isso não é um problema. Bem, na verdade é, mas não da forma que eles pensam que é. Permitam-me comentar um pouco mais sobre este tema.
Eu sou constantemente indagado se tenho um curso bom sobre gerenciamento de projetos para equipes. A minha primeira resposta é, “O que você quer dizer exatamente com ‘gerenciamento de projeto’?” Poucos têm uma boa resposta. Muitas vezes, apenas ouvem isso como uma necessidade de seus subordinados ou de sua equipe. Você tem pessoas que precisam saber como desenvolver um Diagrama de GANTT ou caminhos críticos detalhados como a construção de um prédio ou a implementação de um novo sistema de informação corporativo? Ou você tem pessoas que se sentem sobrecarregadas com a quantidade de coisas para fazer, muitas das quais não podem ser finalizadas em um único passo simples? Algumas vezes, se trata de uma combinação dos dois, mas majoritariamente é a última alternativa.
Eu chamo de projeto qualquer coisa que provavelmente não possa ser finalizada com uma única ação. Uma viagem futura? Isso é um projeto (Finalizar a viagem para Praga). Precisa esclarecimentos sobre as responsabilidades do seu novo trabalho? Isso é um projeto (Esclarecer a descrição do novo trabalho com o chefe). Precisa pesquisar consultores para o website? Isso é um projeto (consultoria P&D de websites). A minha experiência com milhares de pessoas ao longo dos anos indica que a maioria das pessoas possuem 20 a 50 desses projetos ao mesmo tempo.
Problema nº1: Eu nunca vi dois projetos que precisassem da mesma quantidade de planejamento para mantê-los sob controle. Pode variar desde uma lista com três tópicos na parte de trás de um envelope em uma cafeteria (geralmente o seu momento mais produtivo) até dias de planejamento intensivo com um grupo de dezenas de pessoas, com páginas de passos definidos, caminho crítico, etc. Dessa forma, os modelos genéricos de gerenciamento e planejamento de projetos acabam sendo insuficientes ou excessivos para a maioria dos nossos projetos.
Problema nº2: Como que integramos controle “horizontal” vs. “vertical”? O pensamento vertical é “como eu posso detalhar um projeto, tema ou tópico individual? Se isso fosse tudo em que tivéssemos que pensar, poderíamos nos sentir bem à vontade com um modelo que nos ajudasse a definir os passos de algo. O meu Modelo Natural de Planejamento® (pesquise pelos Podcasts) aborda que perguntas responder, em que ordem, que faz as coisas acontecerem da forma mais eficiente. O Pensamento Horizontal, no entanto, precisa visualizar todas as centenas de partes de dezenas de coisas que precisamos manter o controle no curso de um período de 24 horas. Muitas vezes, isso demanda que sejamos extremamente flexíveis em recalibrar quando fazer quais ações das múltiplas coisas que temos em andamento ao mesmo tempo. O horizontal geralmente quebra totalmente com o vertical!
A única forma de realmente viabilizar e unir isso é buscar uma abordagem holográfica de todos esses conceitos. O que requer que saibamos como pensar rapidamente em um projeto, problema ou tópico conforme a necessidade (vertical, planejamento natural); capturar os resultados desse plano e adequar isso apropriadamente ao mix de lembretes de ações e informações que podemos acessar; e avaliar o horizonte completo com regularidade o suficiente a ponto de confiarmos na nossa intuição sobre o que devemos fazer e quando.
É possível, mas não é uma tarefa simples. Precisamos pensar e capturar tanto quanto necessário para tirar as coisas da nossa cabeça; e buscar os resultados na cara e na coragem.
O meio de todo projeto bem-sucedido parece um desastre.
Rosabeth Moss Kanter
