Para falar dos dias atuais é preciso lembrar de como as coisas funcionavam há alguns anos. Na década de 90 a internet estava se espalhando e sendo democratizada e até mesmo o uso de celulares era restrito em nossa sociedade. E o “aplicativo” mais utilizado na época era o bom e velho caderno com suas canetas coloridas, que ajudavam bastante, vale ressaltar.
O tempo foi passando e a internet avançou alcançando nossos lares e fortemente nosso trabalho. Com isso os aplicativos que eram utilizados para digitalização e planilhas começaram a ajudar na organização de tarefas e projetos, tais como Word, Excel, Bloco de notas etc.
O bloco de notas foi lançado em 1992, e já no início dos anos 2000 tivemos o lançamento de alguns aplicativos e recursos mais avançados quanto à organização: o lançamento do OneNote em 2003, do Google Keep em 2013 e o aprimoramento do Google tarefas já em 2018.
Paralelo a esses aplicativos da Microsoft e da Google, muitas empresas de tecnologia começaram a trabalhar em aplicativos que visam facilitar o controle das nossas demandas e gerar mais produtividade. E atualmente, parece que todo dia é lançada uma nova plataforma. Algumas mais comentadas: To Do, Todoist, Trello, Planner, Evernote, Notion, Asana, Basecamp, Optimizeme, Pocket, Slack, entre outros.
Bom, cabe a cada um escolher aquele aplicativo que mais se adapta à sua realidade e ao seu conforto em trabalhar.
De fato, um aplicativo pode ser melhor para o controle de projetos, enquanto o outro pode ser melhor para o controle de tarefas e até mesmo ter um outro que seja melhor para a organização de informações, incluindo o calendário. Porém, percebemos uma grande dificuldade por parte das pessoas que usam o GTD® como metodologia, em controlar todas as tarefas e projetos quando utilizam ferramentas diversas, pois precisam ficar abrindo várias telas ou aplicativos diferentes em busca de informações.
Aqui posso afirmar que a escolha da forma de trabalhar e de gerenciar as demandas é individual e se a utilização de uma, duas, ou três ferramentas está funcionando para você, é recomendado que siga desta forma, ou apenas faça pequenas modificações.
Para facilitar a vida, como usuário do GTD®, vou colocar aqui como deve ser o início da sua jornada quanto à utilização de ferramentas de organização:
CAPTURA: não utilize mais do que três lugares para capturar, pois você pode perder alguma tarefa ou ideia.
Dica de ferramentas: Bloco de notas, Google Keep, Caderno, Bloquinhos de papel.
ORGANIZAÇÃO: não utilize mais do que três lugares para o seu Sistema “GTD®” de organização.
Dica: Um aplicativo para gerenciar seus projetos e o devido status de cada um; outro para gerenciar suas tarefas (próximas ações); outro para organização de informações importantes.
CALENDÁRIO: pode escolher aquele que traz um melhor layout para você.
Abaixo vou deixar uma breve visão sobre os aplicativos de organização mais utilizados.
OneNote: parece um caderno tecnológico, sendo possível sincronizar com seu Outlook. Muito bom para organização e controle, principalmente para aqueles que gostam de ter liberdade em uma página para escrever, como o conhecido Word.
Google Keep: um sistema de controle de Notas da Google. Porém com muitos recursos como marcadores, lembretes e a colaboração por nota criada.
Trello: para quem gosta da visualização de trabalho em Kamban, o Trello ajuda muito na visualização e controle dos projetos.
Planner: é muito parecido com o Trello, porém contém recursos adicionais para trabalho em equipe com os colaboradores da mesma empresa.
Todoist: é um aplicativo de Listas que tem um layout de fácil entendimento e simplicidade na sua utilização.
Notion: esta ferramenta contém recursos avançados para deixar sua organização completa e categorizada da melhor maneira possível. Está em constante atualização para ajudar os usuários.
Evernote: alguns dizem que é a melhor ferramenta para o GTD®, porém se trata de mais um aplicativo que organiza em lista e pastas seus projetos e demandas. Para quem tem a versão paga, ele traz mais liberdade de recursos.
Após esse resumo do resumo, recomendo que pesquise e escolha aquela ou aquelas ferramentas que podem te ajudar na composição da estrutura do seu GTD®.
Agora só me resta falar: a escolha é sua. Mas cuidado para não ficar pulando de aplicativo para aplicativo gerando mais trabalho do que realmente deveria para ter mais produtividade e controle das suas tarefas.
Ah, e apesar de toda essa tecnologia, não podemos esquecer do uso do bom e “velho” caderno e das boas e “velhas” canetas que até hoje ajudam muito na organização de tudo aquilo que precisamos controlar.
Bom trabalho!
Por: Manoel Messias – Instrutor GTD®
