Vamos iniciar de uma forma diferente. Vou expor aqui alguns relatos que têm ocorrido bastante no mundo corporativo:
1º Caso:
– Esqueci de enviar aquele relatório para analisar na reunião de daqui a pouco, vou ter que fazer agora.
– Estou na correria e por isso não te liguei para conversarmos sobre o novo programa da empresa.
– Lembrei agora que não confirmei a reserva do hotel da minha viagem que acontece hoje.
– Ai meu Deus, o que vou falar para o meu chefe sobre as informações do financeiro que eu deveria ter enviado há 10 dias?
Já passou ou ouviu situações como essas? Essas situações estão ligadas a imprevistos que acontecem por algo que deveria ser executado no momento certo, mas por falta de controle se tornou uma urgência.
Também temos imprevistos que ocorrem por algo que jamais poderíamos gerenciar. Seguem alguns relatos:
2º Caso
– Tenho que fazer esse relatório da chefia agora, bem no horário da minha análise de dados financeiro.
– Nossa, colocaram na minha mesa um lembrete de urgente em cima de um documento que vou ter que ler agora. Isso vai levar pelo menos uns 30 minutos.
– Vou ter que assumir um treinamento no lugar de um colega que não veio trabalhar hoje.
– Meu chefe me informou que tenho que ir para o Rio de Janeiro amanhã para resolver uma situação com um cliente.
Nesses casos, os imprevistos quebram a rotina das pessoas sem que a “culpa” seja, de alguma forma, delas. Já passou por isso?
Vamos colocar aqui como o GTD® encontra soluções simples que, se implementadas no dia a dia, podem aliviar esses dois casos de imprevistos que estão muito presentes na vida dos trabalhadores em geral.
Soluções:
1º Caso
Algumas demandas podem se tornar urgentes e ganhar um tom de imprevisto por falta de gerenciamento e de execução prévia. E para que isso não aconteça temos que gerenciar diversos fatores que o GTD® aborda, incluindo o cuidado para evitar a procrastinação e não chegar a esse ponto. Vou ressaltar aqui algumas simples ações que podem minimizar bastante esses sustos que tanto atrapalham nossa vida. São elas:
- Tenha uma boa gestão das suas demandas, utilizando uma ferramenta que possa auxiliar na organização por categorias de todas as suas tarefas;
- Tenha uma boa ferramenta para capturar tudo que chega até você, como um bloco de notas ou um grupo no Whatsapp para registrar aquilo que não pode escapar das suas vistas;
- Tenha uma boa gestão do seu calendário, criando compromissos com tarefas que devem acontecer em uma data determinada;
- Tenha uma boa gestão dos seus e-mails, organizando por categorias aqueles que precisam de ações da sua parte.
2º Caso
Quando o gerenciamento da nossa agenda e dos nossos compromissos dependem de outras pessoas, muito facilmente podemos nos deparar com imprevistos causados por outras pessoas, e não necessariamente devemos nos desestabilizar por isso. Para lidar com tais situações e encarar com tranquilidade, recomendamos alguns simples ajustes:
- Deixe espaços em branco no seu calendário, onde suas tarefas são flexíveis e adaptáveis;
- Tenha uma lista de Próximas Ações (tarefas) simples e de fácil entendimento, para que possa gerenciar no seu tempo as tarefas mais flexíveis;
- Converse com os gestores sobre seu calendário, para que eles possam te ajudar a gerenciar melhor seus horários, deixando espaços para trabalhar em demandas menos urgentes.
Para finalizar quero deixar claro que imprevistos realmente acontecem e nem sempre são ruins. Muitos imprevistos podem ser surpresas agradáveis que realmente valem a pena vivenciar. Mas para que isso aconteça é importante ter esse entendimento: imprevistos não vão deixar de acontecer e saber viver com eles é a melhor forma de ter uma vida mais tranquila e sem estresse.
Por: Manoel Messias – Instrutor GTD®
