Ao longo do dia, precisamos lidar com interrupções, novas informações, atividades de rotina e imprevistos. Com isso, gerenciar as nossas demandas no dia a dia pode ser muito desafiador.
Mesmo parecendo um intervalo de tempo pequeno, é no nosso dia a dia que executamos as ações que farão os nossos projetos e resultados maiores caminharem em direção à sua conclusão.
O método GTD® (Getting Things Done) pode lhe ajudar e muito a gerenciar o seu fluxo de trabalho e a ter uma vida mais produtiva com menos estresse, mas hoje vamos focar em três ferramentas aliadas a alguns hábitos que já trarão impactos positivos a sua rotina: caixa de entrada, calendário e listas de próximas ações.
Caixa de entrada
Manter infinitas informações em nossas cabeças pode ser muito desgastante, pois além de ficarmos sobrecarregados, existe a constante preocupação com a possibilidade de esquecermos algo. Ter uma caixa de entrada irá libertar a sua mente dessa necessidade de guardar tudo o tempo todo.
É importante capturar tudo que representa algo que precisa ser feito ou decidido, para que em outro momento, você processe essas informações e decida qual o seu compromisso com cada item capturado.
Algumas sugestões de ferramentas de captura:
- Caixa de entrada física
- Blocos de anotações e cadernos
- Aplicativos de celular
- E-mails e aplicativos de mensagens
As ferramentas de capturas devem ser tratadas com um tipo de recipiente, no qual estarão todos os itens pendentes e que ainda iremos decidir se precisamos fazer algo e o quê. Portanto, regularmente devemos acessar as nossas caixas de entrada para tomar tais decisões e esvaziá-las. Só assim essas ferramentas serão confiáveis e eficazes no nosso processo de organização.
Esvaziar as suas caixas de entrada não significa que você já fez ou resolveu tudo, significa que você olhou para cada item e identificou o seu compromisso com ele.
Ao processar as caixas de entrada, potencialmente iremos nos deparar com itens que nos demandam algum tipo de ação. Esses itens podem ser agrupados em duas categorias:
- Ações que possuem dia e/ou hora para acontecer
- Ações que precisam ser concluídas o mais breve possível, mas sem uma data específica.
Por se tratar de categorias diferentes, elas devem ser organizadas em lugares visualmente distintos, como veremos a seguir.
Calendário
O seu calendário deve conter apenas os itens da primeira categoria: ações que possuem dia e/ou hora para acontecer e informações relevantes para um dia em questão.
- Ações com data e hora para acontecer: são os famosos compromissos (reuniões, aulas, consultas etc.).
- Ações com data para acontecer: aqui estão incluídas as atividades que precisamos fazer em um determinado dia, mas não em um horário específico (fazer uma ligação, responder um e-mail etc.).
- Informações relevantes para o dia: aqui estão agrupados os itens que não necessariamente demandam alguma ação, mas são importantes para o seu dia (informações, recomendações para compromissos, pauta de reuniões, prazos e vencimentos, lembretes diversos etc.).
Algumas sugestões de calendário:
- Calendário do Outlook
- Google Agenda
- Agenda física
- Planner
O seu calendário não deve se tornar uma lista de desejos, trate-o como um “território sagrado”, que reflita a sua realidade.
Lista de Próximas Ações
Para onde vão todas as outras ações que não entram no calendário? Para a Lista de Próximas Ações. Certamente, o seu Calendário e a Lista de Próximas Ações serão os seus maiores parceiros de organização e produtividade.
Na sua Lista de Próximas Ações irão entrar todas as ações que você identificou, ao processar as suas entradas, que não precisam ser feitas em um dia específico, mas apenas o mais breve possível ou até um determinado prazo.
Você pode criar uma lista simples em um caderno ou em um aplicativo de gerenciamento de listas. Caso você tenha um número grande de ações identificadas e sinta necessidade, considerar dividir a sua Lista de Próximas Ações em listas menores, por categorias, pode ser uma boa opção.
Algumas sugestões de gerenciadores de listas:
- Microsoft To Do
- Google Tarefas
- Todoist
- TickTick
Conclusão
Ao longo do seu dia, trabalhe no que está no seu calendário e nos intervalos entre um compromisso e outro, revise as suas Listas de Próximas Ações em busca de algo que você já pode executar no momento.
Mantenha a sua ferramenta de captura por perto, anote tudo que chamar a sua atenção, ideias em potencial e interrupções diversas. Lembre-se de processar as suas anotações regularmente para garantir que seu calendário e listas serão retroalimentados.
Dessa forma, você conseguirá cumprir o que está no calendário e executar diversas ações, antes mesmo que se tornem urgente ou cheguem ao limite do prazo, pois sempre que adequado, poderá antecipar sua execução.
Por fim, tenha em mente que a organização pode e deve ser o mais simples possível, pois afinal de contas, ela está aí para facilitar os nossos dias e não para nos sobrecarregar.
Por: Thiago Alves, instrutor GTD®
