Para quem fez o treinamento GTD ou tem buscado dicas do método já sabe que o GTD tem um jeito muito eficiente de gerenciar e-mails com duas pastas principais: “@Ações” e “@Aguardando Resposta“.
Hoje quero falar da pasta “@Ações”.
Essa é uma pasta muito eficiente onde colocamos todos os e-mails que demandam algum tipo de ação que não conseguimos responder em até 2 minutos e não podemos delegar. Ou seja, é a pasta onde ficam todos os e-mails que precisamos parar para resolver.
Para quem quer entender melhor sobre isso pesquise aqui no nosso blog o passo ESCLARECER do GTD.
Quando terminamos de esclarecer uma caixa de entrada de e-mails ela estará zerada e todos os e-mails que pedem uma ação estarão na pasta @Ações.
Só que aqui começa o problema…
Quando começamos a usar o método GTD a maior dificuldade é criar o hábito dos 5 passos e acostumar-se com a nova organização.
Por muitos anos estivemos procurando e-mails para responder diretamente na caixa de entrada, e por isso ser um hábito antigo, muito enraizado, a tendência é continuarmos procurando na caixa de entrada e esquecermos dos e-mails que foram colocados na pasta @Ações.
Calma, isso é perfeitamente normal. É uma questão de hábito e todo hábito pode ser reprogramado. Recomendo a leitura do livro “O poder do hábito”, de Charles Duhhig.
Precisamos criar o hábito de olharmos frequentemente a pasta @Ações.
Vale a pena entender um pouco sobre isso. Nosso cérebro gasta muita energia para fazer tudo o que precisa fazer, então um dos recursos que ele usa para gastar menos energia é automatizar muitas funções, criando sinapses cerebrais para isso, ou seja, hábitos. Hábitos são ações que não precisamos colocar tanta atenção, já estão automatizadas.
Uma observação pessoal: acredito realmente que o ideal é que tivéssemos consciência de todas as nossas ações, mas isso é assunto para horas de uma boa conversa… por enquanto, vamos voltar para as pastas de e-mails.
Comecei a usar o GTD, e agora? Como lembrar da pasta @Ações?
Use todos os recursos que têm à mão:
- Coloque post-it “Veja a pasta @Ações“;
- Coloque lembretes recorrentes no seu calendário;
- Bloqueie alguns momentos no seu dia ou semana para olhar a pasta @Ações;
- Coloque alertas no seu celular;
- Evite ao máximo ficar trabalhando diretamente na caixa de entrada.
No início, tudo é válido, use todos os recursos que precisar para te ajudar. É uma pasta nova e esquecê-la é natural, não dê tanto peso a isso, só insista. Chegará o momento que será natural começar pela pasta @Ações.
É uma questão de manter a constância e não desistir.
