Quer melhorar sua produtividade e manter a sanidade mental? Então descubra 4 coisas para Parar e Começar a fazer.
São 17:55h e você está terminando o seu dia de trabalho. Você precisa sair do trabalho e buscar o jantar ou prepará-lo para a sua família. Ao tirar um minuto para revisar o seu dia, vem à sua mente que você não terminou uma única tarefa crucial das que pretendia finalizar quando começou pela manhã. Mesmo assim, você se sente completamente exausta(o).
Com que frequência isso acontece com você? Algumas vezes? Muitas vezes? Todos os dias?
Essa “queda” de produtividade no fim do dia é muito comum – e é angustiante. Você trabalha arduamente e ainda assim sente que não foi o bastante, não foi suficiente. Acaba se perguntando, “Passei o meu dia fazendo o quê?” E tudo parece “sumir”.
“Muito do estresse que as pessoas sentem não é oriundo do excesso de tarefas para fazer, mas de não finalizar o que elas começaram.” —David Allen, autor do livro A Arte de Fazer Acontecer
Sempre ocupado. Nunca produtivo
Frequentemente, nossa resposta é trabalhar mais tempo e desgastar o nosso mental ao máximo. Ou podemos cair no jogo da culpa. Quando se trata de justificar sua produtividade, a tríade da culpa inclui:
- Coisas – “Estou sobrecarregado com minhas tarefas, tenho muitas coisas pra fazer.”
- Tempo – “Não tenho tempo suficiente no dia.”
- Outros – “Ah se meu chefe não me desse tanto trabalho para fazer…”
E se eu te falasse que nenhum desses é o REAL problema? E se eu lhe falasse que seu estresse e sobrecarga não são produtos da falta de tempo ou volume de trabalho, mas sim de como você organiza isso tudo?
Mude seus hábitos. Mude seus resultados.
Não estou falando que é tudo coisa da sua cabeça. O que estou falando de fato é que tudo isso se relaciona com seus hábitos. Se você e eu desejamos ser “bem sucedidos” nesse mundo, nós temos que achar um jeito de organizar racionalmente as coisas nas nossas vidas, sem perder a sanidade mental.
Se você quiser evitar essa queda de produtividade às 17:55, aqui estão quatro coisas para parar de fazer e quatro coisas para começar a fazer
- PARE COM ISSO: COMEÇAR O DIA LENDO E-MAIL.
Primeiramente, quando você começa o dia checando seu e-mail, sua caixa de entrada se torna a lente pela qual você vê o resto do seu dia. Cada novo alerta parece importante, e isso acaba alterando seus planos para o dia, que você provavelmente já esquematizou de antemão.
COMECE A FAZER: OLHE O SEU CALENDÁRIO E SUAS LISTAS PRIMEIRO.
Use então, de dois a três minutos cada manhã para revisar seu calendário. Ali estão suas prioridades, as coisas que você se comprometeu a realizar. Depois de revisar seu calendário, olhe sua lista de coisas para fazer. E é isso. Assim, com uma rápida revisão do seu calendário e das suas listas antes de olhar seu e-mail, você aumenta suas chances de fazer as coisas “certas” durante o dia. Você passará a olhar as novas solicitações com as lentes daquilo que já considerou importante.
- PARE COM ISSO: PLANEJAR FAZER DEZ COISAS TODOS OS DIAS.
Essa é a infeliz tendência de querer abraçar o mundo. Quando definimos metas irreais, nós nos preparamos para o fracasso e frustração.
COMECE A FAZER: PLANEJE REALIZAR TRÊS COISAS.
Eu percebi que você geralmente consegue realizar três coisas com excelência cada dia. E não estou falando de tarefas rotineiras. Estou falando de três tarefas importantes que moverão projetos importantes para frente. Se você tem tempo extra, ótimo. Mas qualquer coisa a mais que três é perigosamente ambicioso.
- PARE DE FAZER: DIZER SIM PARA TUDO.
Perceba que existe sempre algo a mais que possa ser feito do que você pode realmente fazer. Então você precisa parar de dizer “sim” e de dizer a si mesmo que vai dar um jeito mais tarde. Ajude assim o seu eu do futuro, não se sobrecarregando hoje.
COMECE A FAZER: ESTRATEGICAMENTE, DIGA NÃO OU RENEGOCIE COMPROMISSOS.
Quando alguém faz alguma solicitação, comece a perguntar sobre aspectos chave desse compromisso, de modo que você entenda completamente o que essa solicitação envolve e a data exata em que precisa ser entregue. Se você não consegue fazê-la, diga: “Eu sinto muito, mas vou ter que negar fazer isso nesse momento para que eu consiga focar em outras prioridades chave.” Ou você pode renegociar a solicitação em termos de o quê é feito ou para quando é feito.
- PARE DE FAZER: TRABALHAR ENQUANTO PROCESSA E-MAILS E PROCESSAR E-MAILS ENQUANTO TRABALHA.
Esse é um dos principais motivos do porquê você nunca consegue chegar ao fim da sua interminável caixa de entrada do e-mail. O volume é menos importante do que o jeito que você lida com ele.
COMECE A FAZER: TRABALHE EM “MODOS” A FIM DE OBTER MAIOR FOCO E MANTER O EQUILIBRO MENTAL
Existem três principais modos em que você precisa trabalhar durante o dia:
- Definir o trabalho – fazer o processamento da sua caixa de entrada do e-mail e outras novas solicitações;
- Trabalho definido – trabalhar com base nos calendários e listas;
- Surpresas – trabalho que aparece sem planejamento.
Separe tempo no seu dia para fazer todos os três. Quando você gasta 45 minutos só para o processamento da sua caixa de entrada, você acaba passando por mais itens que já estão em seu calendário e em suas listas, o que permite que você faça mais das coisas certas ao longo do dia.
É bem improvável que a vida desacelere tão cedo. Siga então essas quatro dicas para retomar o seu tempo, atenção e o equilibro mental. Produtividade livre de estresse é possível, mas somente se você organizar as solicitações novas e os projetos existentes, ao invés de deixar que eles o controlem.
Artigo escrito pela instrutora Marta Oliveira Bockhorny
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