Seu time profissional pode ser o mais eficiente que existe, ainda assim ele está sob sua supervisão por algum motivo. Ser chefe, gerente, diretor ou técnico que comanda uma ou mais equipes simultaneamente exige algumas regrinhas básicas para funcionar bem. Você pode e deve ser amigo, conselheiro, inspirar confiança e oferecer apoio. Mas está numa posição que exige comando, organização e principalmente acompanhamento. Este é um conceito de produtividade muito importante.
Quanto mais consistente for sua atitude pessoal em relação ao que exige de seu time, mais resultados. Não adianta você apenas especificar prazos e cobrar depois de vencidos. Já venceram. Melhor será ter uma postura pró-ativa e colaborativa. Não é difícil fazer isso, já ouviu falar em follow up? Follow up significa ir atrás de uma resposta para algo que foi solicitado. Bem feito significa fazê-lo antes de o prazo vencer . Acredite, com esta dica será muito simples controlar tudo em poucos minutos, na frequência que você precisar, não é apenas mais um conceito de produtividade, funciona.
Alguns projetos são mais longos ou complexos que outros. Sua composição de muitas etapas, grandes variáveis ou extremas dependências exigem muita organização e método para ser produtivo. Mas nem precisa ser este o caso. Projetos menores, tarefas corriqueiras, mas que nem por isso ficam sem prazos específicos para acontecer não fogem a regra, todos precisam produzir a contento. Alguns integrantes do seu time podem ser menos organizados ou mais distraídos, nem por isso menos eficientes ou qualificados. Quanto mais follow up você fizer, melhor para todos do time. Quando seu colaborador for cobrado levemente (como um follow up normalmente é), ele vai saber que o chefe sempre está presente, acompanhando. Ela vai perceber que não pode ficar fora do prazo. Vai aprender naturalmente.
Mas como fazer este controle de tantos prazos e tantos projetos com apenas uma pasta?
Assim: você vai criar uma pasta em sua caixa de entrada de emails com o nome “Aguardando”. Nela vai armazenar todos o follow-ups que precisa realizar e não possuem datas específicas. Para os que puder criar datas você lança em seu calendário e solicita avisos automáticos. Quando enviar um e-mail solicitando algo a alguém, se copie neste e-mail. Assim, quando o e-mail chegar na sua caixa de entrada bastará arrastá-lo para a pasta aguardando. Se não existir um email enviado ou recebido que foi usado para o repasse da tarefa e precisa de acompanhamento você cria um. Pode até ser um email de você para você mesmo. Vai me dizer que nunca fez isso?
Quando conseguir colocar todas as pendências e seu time nesta pasta e criar o hábito de consultá-la, pronto. Poderá lembrar as pessoas de que os prazos estão chegando ou que determinadas etapas já devem estar cumpridas para um resultado final completo. Isso trará tranquilidade para você e toda a equipe.
Quando estamos trabalhando tranquilos, com a mente vazia, sem meteoros que podem explodir e incendiar tudo a qualquer momento sentimos a diferença. Isso evita estresse pessoal e nos relacionamentos do time.
Um conceito de produtividade não é algo apenas para encher sua cabeça de teorias, ele pode propor soluções simples e de fácil aplicação como esta que acabei de apresentar. Agora é colocar em prática para sentir o quanto vai contribuir para mais produtividade com menos estresse. Volte aqui para nos contar como foi! Os administradores visualizam o Follow Up como uma aplicação gerencial. Você já leu nosso artigo sobre como controlar sua caixa de entrada com apenas 3 pastas? É possível, acredite.
Abraços,
+ Produtividade – Estresse
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Especialista em Gestão do tempo e Produtividade
imagem: empowernetwork.com
