Além do outlook existem muitas ferramentas utilizadas pelos usuários GTD tanto no mundo físico como no virtual. Pastas coloridas, etiquetadoras, aplicativos de marcação de tempo, criação de listas ou armazenamento de referências. Veja a lista sugerida pelo próprio David Allen, com base no que os clientes dele usam. Elas podem colaborar com sua produtividade ou apenas distraí-lo do GTD, tome cuidado ao decidir alçar voo neste quesito de “novas” ferramentas ok?

O GTD tem como objetivo principal tranquilizar a mente, deixando-a vazia do que não precisa estar nela. Organização é a palavra de ordem e a criação de hábitos contribui fortemente para isso. Um feito que pode ser conseguido de muitas maneiras diferentes. Este artigo está sugerindo algumas ações estratégicas para organização e aplicação das práticas sugeridas pelo GTD.

Crie locais específicos

Para ter suas coisas sempre a mão, uma ótima prática é abrir uma conta em algum serviço de armazenamento de dados na nuvem (box, dropbox, skydrive, gdrive) e criar suas pastas de conteúdos com critérios como: trabalho, projeto1, material do curso etc. Alguns serviços disponibilizam o acesso off-line e fazem a sincronização sempre que você se conecta. Isso mantém seus documentos sempre na última versão e acessíveis por quaisquer dispositivos que usar. Outra saída é pegar e sempre devolver antes de interromper a tarefa ou desconectar da internet. O objetivo é colocar todos os materiais que você precisa acessar com regularidade (textos, listas, imagens, planilhas, mapas) num só local acessível tanto on como off line, a partir de todos os seus dispositivos.

O mesmo vale para tudo que fica fora de sua vida digital. Suas chaves do carro, celular, contas a pagar, tênis da ginástica, documentos do escritório. Quando determinamos locais específicos para as coisas e devolvemos lá depois de usar, encontraremos com muita facilidade.

Escolha uma ferramenta tecnológica por vez

Mas escolha rápido e use-a tempo suficiente para perceber claramente suas qualidades e defeitos. As opções são muitas e se atualizam com uma frequência vertiginosa, então ficar indeciso vai atrapalhar sua produtividade. Isso não o impede de renovar seus conceitos (e ferramentas) uma vez por ano, por exemplo. Apenas garanta que disponibilizou o empenho de uso necessário para que domine a ferramenta e não a exclua apenas por falta de conhecimento em como usar.

Nestes artigos sobre ferramentas GTD você encontra algumas boas sugestões. Todo dia surgem novas, então sinta-se confortável para perguntar nossa opinião e pedir ajuda sobre as que você já experimenta ou pretende começar.

Até mais,

Daniel Burd

Especialista em Produtividade e Gestão do Tempo da Call Daniel

Imagem : pt.wikinoticia.com