“Você pode trabalhar virtualmente de qualquer lugar, se tiver um sistema limpo e compacto e souber esclarecer a tralha com rapidez e portabilidade.” Tanto a frase anterior quanto o título são do novo livro de David Allen[1]; e este artigo, da nossa série: “Achados fantásticos”.

Entre as páginas 112 e 115 do livro impresso, em “Configurando o espaço”, David define como imprescindível que tenhamos uma cabine de comando/controle para lidarmos com tudo que acontece em nossas vidas. E que ela deve ser efetiva: individual, exclusiva, completa e autônoma.

O que isso tem de tão importante ou fantástico?

É importante porque podemos considerar como um detalhe e minimizar sua interferência no processo, quando, na verdade, é algo que pode fazer a diferença entre o sucesso e o fracasso em nosso caminho no GTD. Precisamos escolher algumas ferramentas e manter o nosso sistema acessível e confiável a maior parte do tempo até o próximo upgrade programado. 

Hoje, muito mais que há poucos anos, a mobilidade e a mudança constantes tornaram-se nossa palavra de ordem. Estamos com nossos smartphones a tiracolo o tempo todo, e as prioridades, além de abundantes, tornaram-se mutantes com muito mais rapidez. De manhã, nossa urgência era contratar um novo líder para o setor de vendas; à tarde, resolver uma questão crítica na folha de pagamento e, antes do dia acabar, podemos ser chamados para uma reunião de alinhamento estratégico entre os interesses das pessoas e da empresa.

Todas essas demandas estarão nos absorvendo durante as próximas horas como grandes meteoros[2]. Seja durante o almoço, seja no trânsito, seja a caminho de casa e até durante o jantar com a família. A não ser que estejamos mais bem preparados para isso, com uma “cabine de controle” bem ao alcance das mãos:

Um espaço com caixa de entrada unificada

Pode ser o smartphone ou um bloco de notas, que proporcione a segurança de que basta anotar o meteoro e tirá-lo da cabeça. Em um momento próximo, será processado e organizado para uma ação efetiva.

Uma fonte de referência chave

Considerando sua rotina e os projetos ativos no momento, é essencial ter acesso, tanto no escritório como em casa ou em trânsito, às informações fundamentais para suas ações. Quem sabe, ter uma pequena pasta com os principais papéis ou algum app de celular para arquivo de referências (até mesmo off-line, como o Keep ou Evernote).

Um sistema de lembretes eficaz

De nada adianta ver que é preciso comprar algo na @rua[3], quando estivermos no escritório, ou que, chegando lá, precisaremos parar na portaria e deixar um documento importante (que deve ser entregue até tal hora) quando ainda não estivermos no local. Algo precisa nos avisar que esta é a hora ideal para executar determinada tarefa. Muitos compromissos com data e hora deixam de ser cumpridos apenas porque o aviso dele nos chegou muito antes, muito em cima da hora e até depois do horário. Se for uma agenda de papel, será preciso também criar o hábito de olhá-lha com regularidade, mas se você é mais tecnológico, qualquer celular possui pelo menos um calendário/despertador.

Isso é fantástico porque, enquanto não dermos a devida atenção para o fato de que nossa vida é corrida, mutante e cada dia mais móvel, nossas coisas podem se perder ou ficar lotando nossa cabeça de meteoros. Um detalhe pode fazer toda a diferença aqui. Por mais novidades que surjam frequentemente, e sejam interessantes de testarmos buscando a excelência, um mínimo imprescindível necessário deve permanecer constante e seguro. Recriar nosso sistema buscando sua eficiência é saudável, desde que ocorra em momentos específicos dedicados para isso, não o tempo todo.

Abraços,

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Especialista em Gestão do Tempo e Produtividade.

[1] A arte de fazer acontecer. Sextante, 2015.

[2] Meteoros são basicamente preocupações. Pensamentos que atravessam nosso raciocínio em momentos inoportunos. 

[3] @palavra é uma descrição visual que define a palavra depois do @ como um contexto ou recurso necessário para a ação. Agiliza nossas escolhas sobre o que podemos ou não fazer, neste momento, considerando a presença ou ausência dos recursos necessários para a ação.

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