Da mesma forma que usamos as listas de contextos para @ Computador, @ Casa etc, podemos usar para listar assuntos que queremos tratar com pessoas que trabalhamos, nossa família e amigos: @ Fulano, @ Fulana, @ Área específica, @ Reunião semanal de área etc.

Um recurso bem prático para separação de ações por assuntos é a seleção por contexto. Os contextos estão relacionados aos recursos que você possui em determinados momentos. Você não poderá fazer ligações telefônicas caso não tenha um telefone por perto, nem entregar um presente ao João agora, se só vai encontrar com ele mais tarde, na faculdade. Desta maneira, lugares, pessoas, ferramentas, tempo e energia disponíveis são considerados contextos.

Como já podemos perceber, a quantidade de contextos e suas combinações (@João + @Faculdade) tende a crescer de maneira vertiginosa. Se você usa apenas pastas para separar suas ações, esta escolha provavelmente não será a mais prática, a não ser que domine o recurso de busca de seus programas.

Caso seu volume de contextos seja pequeno e com poucas combinações, é possível fazer até em um sistema baseado em papel. Mas se este não é o seu caso (poucos contextos, no papel), vamos recomendar o uso de TAGs. TAGs ou etiquetas são pequenas marcações para identificar seus conteúdos.

Seguem aqui algumas indicações:

Independente do programa

• Vale criar alguns padrões para identificação rápida dos grupos mais utilizados por você. Assim, os caracteres, @, #, >, >>, !, (), podem sozinhos definir @ações, #referência, >projetos, >>projetos prioritários, !status, ()contextos. Quando @marketing, #marketing ou >marketing aparecerem você já sabe que o primeiro é uma ação necessária, o segundo é uma referência e o terceiro um projeto. Esta prática melhorar a indexação, ou seja, quando são usados caracteres especiais no início da palavra, as palavras com mesmos caracteres ficam agrupadas, além de elas aparecerem antes de uma lista geral de palavras sem caracteres na frente.

No outlook

• Você poderá usar o recurso categorias, próprio do outlook , podendo assim revisar sua lista já criada com facilidade. Basta clicar no ícone categorias para ver todas as existentes. Ou apenas criar seu padrão de termos e incluí-los em qualquer lugar das mensagens de sua autoria para encontrar via pesquisa instantânea.

No OneNote

• O mesmo raciocínio vale para o OneNote. Aqui, o recurso chama-se “Marca”. Ele já vem com um conjunto próprio que você pode alterar, mas é possível criar mais, personalizadas. A barra de ferramentas possui uma busca especialmente dedicada às marcas.

No Evernote

• Etiquetas ou TAGs são recursos utilizados aqui para marcar os grupos de contextos que você entender como úteis. Mas o uso de tags ou etiquetas não está restrito a contextos. Você pode usar este recurso de separação/agrupamento para assuntos, departamentos e até projetos. Fica a seu critério escolher o que atenderá melhor suas necessidades.

Vale ressaltar que essas separações/agrupamentos devem ser usadas para facilitar a sua rotina, não para complicá-la. Experimente por um tempo específico, com disciplina e perseverança. Se não funcionar, mude. Mantenha o foco em ser produtivo sem estresse.

A Call Daniel possui um bom conjunto de guias do tipo passo a passo, dedicado a dicas de GTD em texto, áudio e vídeo, você já o conhece? Clique aqui para saber mais.

Abraços,
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Especialista em Gestão do Tempo e Produtividade

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Imagem : seaboneholidays.com