Com relação aos e-mails, um dos princípios que seguimos no GTD é separar os e-mails que demandam ação daqueles que não demandam. Um dos obstáculos que podemos encontrar no início é o grande volume de e-mails antigos acumulados na nossa caixa de entrada.
Selecionar os e-mails e arrastar para uma pasta de referência (por exemplo, Arquivo), pode ser uma opção. No entanto, quando o volume de mensagens é muito alto, isso pode não ser eficiente e até causar travamento no Outlook.
Uma técnica que pode ser aplicada é a criação de uma regra simples para mover as mensagens recebidas até uma determinada data. A regra só precisa ser executava uma vez, depois pode ser descartada ou desativada.
Criação de regra para mover mensagens recebidas até uma determinada data
- Clique na pasta onde estão as mensagens que deseja mover;
- Clique com o botão direito em qualquer e-mail, depois em Regras e Criar Regra;
- Clique em Opções Avançadas. Você verá a seguinte tela:
- Localize e marque a opção recebida em um intervalo de tempo específico;
- Depois, clique no link indicado na figura anterior em um intervalo de tempo específico e verá a janela Data de recebimento. Marque a opção Recebida antes de e informe a data que deseja utilizar para fazer o procedimento. Por exemplo, 01/09/2016 fará com que os e-mails recebidos até 31/08/2016 sejam movidos:
- Clique em Ok e depois em Próximo;
- Na janela que aparece, localize e marque a opção mover para a pasta específica. Na parte inferior da janela, clique no link conforme indicado na figura:
- Na janela Regras e Alertas, selecione a pasta de destino desejada (no exemplo da figura abaixo a pasta escolhida foi Arquivo). Depois, clique em Ok;
- Clique em Próximo e depois em Próximo novamente, você verá uma tela como a seguinte. Marque a opção Executar essa regra agora nas mensagens e clique em Concluir.
- O Outlook moverá os e-mails do período especificado para a pasta destino. Dependendo da quantidade de e-mails o processo pode levar vários minutos.
Excluindo a regra ou tornando a regra inativa
Depois de concluído o processo de mover os e-mails antigos, você não precisará mais da regra criada podendo excluí-la ou torná-la inativa. Para isso:
- Clique com o botão direito em Regras e depois em Gerenciar Regras e Alertas. Você verá a lista de regras como na figura:
- Para tornar a regra inativa, sem excluí-la, desmarque a caixa de verificação do lado esquerdo da regra como mostrado na figura. Se preferir, clique no botão Excluir para eliminar a regra.
