Como organizar sua lista de projetos no Outlook 2010

No GTD, é muito importante ter bem organizadas suas listas de projetos. David Allen sugere que se tenha em uma única folha de papel o nome de seus projetos, como se fosse um índice. 

Na sequência, uma folha para cada projeto, onde ficarão as ações do mesmo. Isso para quem quer manter seu GTD no papel. Para quem quer usar um software para organizar os seus projetos, uma das possibilidades é a ferramenta de “Tarefas” do Outlook.

Nas “Tarefas” podemos organizar de duas formas: por categorias ou por pastas. Vamos a elas.

Por categorias:

Agora precisaremos criar a categoria “Projetos Profissionais” e “Projetos Pessoais” .

Podemos criar categorias, que funcionam como etiquetas, para ajudar na organização.

1. No Calendário, clique com o Botão Direito do mouse em cima de algum compromisso.

2. Clique em Categorizar.

3. Clique em Todas as Categorias.

4. Clique em Nova.

5. Na linha Nome: escreva o nome da categoria.

6. Escolha uma Cor: e clique em OK.

7. Clique novamente em OK.

Obs: As categorias criadas aqui ficam visíveis e disponíveis em todo o Outlook.

Feito isso, podemos incluir nosso primeiro projeto.

1. Clique na ferramenta Tarefas

2. Clique em Nova Tarefa

3. Clique em Categorizar e escolha entre Projetos Profissionais ou Projetos Pessoais.

4. No campo Assunto escreva o nome do seu projeto, preferencialmente começando por um verbo no infinitivo (Fazer, elaborar, desenvolver.)


5. No corpo da tarefa escreva “A fazer:” pule algumas linhas e escreva “Feito:”. Abaixo do “A fazer:” coloque as próximas ações e quando elas forem executadas passe-as para abaixo do “Feito:” se preferir com a data de quando foi feita, na frente.  

6. Clique em Salvar e Fechar.

Por pastas:

Você poderá criar uma pasta para Projetos Profissionais e outra para Projetos Pessoais, se assim quiser.

Para criar um novo projeto, selecione a pasta de projetos desejada e siga os mesmos passos acima para criar um novo projeto.

Caso você tenha um iPhone ou iPad, vale a pela criar por pastas, porque desta forma você consegue visualizar, de forma organizada, todos os seus projetos no Lembretes do iPhone/iPad. Basta configurar sua conta Exchange no seu dispositivo móvel.

Manter todos os projetos em um único lugar é fundamental para uma boa revisão semanal.

Como você tem organizado os seus projetos? Conte-nos como tem feito e envie suas dúvidas para para ajudarmos você no que precisar.

Daniel Burd

Especialista em Produtividade e Gestão do Tempo da Call Daniel

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imagem:  paforaday.com