Recadinho do método GTD “…O segredo de sair na frente é começar…” Mark Twain. Quando começamos a criar um projeto precisamos definir algumas questões sobre ele como, por exemplo: metodologia, escopo, tarefas etc. Mas “qual o próximo passo” será uma pergunta chave sempre.
Projeto envolve a antecipação de algo desejável que ainda não foi realizado, traz a ideia de pensar uma realidade que ainda não aconteceu. O processo de projetar implica analisar o presente como fonte de possibilidades futuras (FREIRE e PRADO, 1999).
Um projeto nada mais é que um conjunto de ações estruturadas para alcançar um objetivo em particular. No método GTD, David define projeto como qualquer resultado desejado que exija mais de uma ação. Isso significa que nós teremos um novo grande grupo de projetos compostos por um pequeno grupo de ações. Exemplo: Comprar um sofá novo é um projeto, pois demanda várias tarefas. Pesquisar modelos de sofá no site da empresa que você gosta é uma tarefa – poderia ser o próximo passo. Esta estratégia é adotada no método GTD para que possamos agrupar todas as ações em listas e para que nada seja esquecido nem fique ocupando nossa mente.
Uma metodologia é um conjunto de regras de como conduzir um projeto com sucesso. Pode até não ter siglas bonitas, mas é importante que já tenha se mostrado eficiente dentro da sua empresa, de preferência em situação similar à que você está vivendo no seu projeto atual. Nós estamos escolhendo aqui o método GTD.
Todo projeto tem um escopo, é nele que definimos o que deve ser feito e o que não deve. A estabilidade desta lista contribui com o sucesso final. Se ficar mudando de ideia em relação a isso os prejuízos vão aparecer logo. Definida esta diretriz, podemos passar para a fase de detalhamento das tarefas. Na verdade não fazemos o projeto, apenas executamos as ações/etapas relacionadas nele até sua conclusão: o resultado esperado foi atingido.
As chances de alcançarmos o sucesso na conclusão de um projeto no método GTD aumentam a medida que nos tornarmos experientes na definição do próximo passo. Independente da grandeza ou complexidade do projeto o próximo passo será uma ação, um conjunto de pequenos passos vão construir o caminho. Então, no método GTD, David nos aconselha a construí-lo fazendo a seguinte pergunta: qual a próxima ação? Esta “etapa da ação precisa ser realmente a próxima ação física a ser executada” diz no livro “A arte de Fazer Acontecer”. Marcar a reunião não descreve a ação física necessária, enviar um email ou telefonar para marcar a reunião, sim. Perceba a sutil diferença. Inclusive para esta ação você precisa estar com tudo em mãos, o que pode exigir até uma ação anterior como conferir seu próprio calendário para ter sugestão de datas.
Em sua longa experiência ele percebeu o poder desta pergunta, mas também a importância de que seja feita o mais rapidamente possível. Ou seja, mesmo nos projetos arquivados em “Talvez/algum dia” ela já pode e deve ser respondida segundo o método GTD. Ninguém gosta de passar o dia apagando incêndios, não é mesmo? Você prefere sentar calmamente e decidir com tranquilidade sobre quais os melhores próximos passos em relação as “coisas” de sua vida ou ser atropelado por elas?
Então definir o próximo passo fazendo a pergunta “qual a próxima ação” retira você do vitimismo. Você visualiza a possibilidade de mudança e evolução em qualquer coisa. Constrói e reafirma constantemente uma autoimagem positiva que diz “Eu sou uma pessoa poderosa e efetiva, sei como fazer as coisas acontecerem em minha vida!”.
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Abraços
Especialista em Gestão do Tempo e Produtividade.
Imagem: pautas.incorporativa.com.br
