Está chovendo e-mail. 32,3 milhões de domicílios no Brasil acessam a internet, segundo o CETIC (Centro Regional de Estudos para o Desenvolvimento da Sociedade da Informação). Hoje, quase nos comunicamos mais por e-mail que por qualquer outro recurso. Saber dominar nossos e-mails tornou-se essencial. Durante os treinamentos, a Call Daniel nos mostra algumas maneiras eficazes para lidar com este volume enorme de mensagens que recebemos diariamente. São estas dicas de processamento e organização de e-mails que trazemos para você hoje.

Chamamos de “processamento de e-mails” a ação de olhar para sua caixa de entrada e ler seus e-mails para entender o que significam para você e decidir o que pretende fazer com eles. De “organização”, o ato de acomodar cada grupo de mensagens em locais apropriados para sua posterior localização/utilização.

Assim, nossa primeira sugestão é criar algumas pastas, que vão facilitar sua rotina à medida que você for acomodando em cada uma delas o que caiu em sua caixa de entrada:

Caixa de Entrada – esta pasta já existe por padrão, vamos usá-la para manter somente as mensagens que ainda não foram processadas.

@Ações da semana – somente mensagens urgentes.

@Ações Futuras – e-mails que requerem ação, mas não são urgentes.

@Aguardando Resposta – e-mails que necessitam de acompanhamento.

Arquivo do ano vigente e/ou anteriores – e-mails que você guardou como referência.

Você pode estar se perguntando como será possível dominar centenas de e-mails que recebe diariamente com apenas 3 pastas, fora a de “Arquivo”. E nós respondemos: utilizando o GTD, classificamos tudo que demanda mais de uma ação como um Projeto. Isso significa que dentro de suas pastas do programa de e-mails estarão apenas ações pontuais que acabaram de surgir, todas as demais estarão acomodadas em listas, dentro de seus projetos. Na pasta arquivo, ficarão todos os e-mails que não demandam ação e que você preferiu guardar por algum motivo. Tudo o mais vai para o lixo.

Nada impede que você organize seus projetos dentro do próprio programa de e-mails e neste caso poderá criar outras tantas pastas para organizá-los. Mas usar essas 4 pastas sugeridas como base para seu processamento de e-mails vai agilizar e aumentar muito sua produtividade.

Depois de conseguir processar todos os e-mails de sua caixa de entrada, diariamente, dificilmente será pego de surpresa por alguma demanda que ficou “perdida” entre as mensagens não lidas.

Para seguir adiante na metodologia GTD você começará a usar uma sequência lógica de processamento:

1. entender o que cada e-mail significa;
2. agir imediatamente nos que usem até 2 minutos de seu tempo;
3. desapegar-se do que for lixo;
4. marcar no calendário os compromissos com data;
5. e assim por diante.

Veja este fluxo:

Ele descreve uma sequência lógica para lidar com as informações que chegam até nós (não necessariamente por e-mail) de maneira a entender o que significam, decidir o que pretendemos fazer com cada uma e organizar num formato que facilite a ação posterior.

Com uma solução eficaz para lidar com nossos e-mails diariamente, diminuem as chances de perdermos o que realmente interessa na imensidão de mensagens que chegam a nossa caixa de entrada.

Se quiser saber mais sobre GTD, recomendo a leitura de nosso e-book “Introdução ao GTD”. Caso já esteja decidido que quer aprender ou levar este treinamento para sua empresa, por favor faça aqui, pelo e-mail [email protected] ou pelo telefone 11-2819-9151.

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Especialista em Gestão do Tempo e Produtividade.

Imagens: vidaorganizada.com e twitter.com

Fonte de pesquisa:

O Portal de Dados, criado para facilitar o acesso às estatísticas do CETIC.br, permitindo uma navegação interativa e personalizada.