Eis aqui mais um dos grandes segredos de porque o GTD funciona tão bem. Suas ações viram projetos sempre que precisarem de mais de uma etapa para serem concluídas. Segundo o GTD, qualquer conjunto de ações que não possam ser realizadas em menos de 2 minutos será acomodado dentro de um projeto.
Você pode me dizer: “seguindo isso vou construir uma lista de projetos tão grande que só de olhar já me assusto”.
É ai que nos enganamos. Na prática, ter uma lista com os nomes de todos os seus projetos vai facilitar muito sua decisão sobre o que deve ser analisado mais a fundo no momento da revisão semanal. Sua economia de tempo será enorme, pois só de olhar esta lista você já terá uma ideia clara sobre quais deles vai escolher abrir para conferir e atualizar. Lembre-se de manter pelo menos uma próxima ação dentro de cada projeto. Isto é importante porque garante que você tenha projetos em que realmente esteja trabalhando atualmente, e não apenas ideias vagas do que deve fazer.
Percebe o quanto sua produtividade aumenta aqui? Só com esta lista de projetos, o sonho impossível de conseguir fazer a revisão semanalmente e dedicar apenas uma hora a nisso, torna-se factível. Você não vai mais abrir seus 200 projetos com suas 200 primeiras próximas ações. Apenas os ativos, prioritários, com prazos vencendo esta semana e na próxima ou qualquer outro fator crítico para você. É uma pré-seleção valiosa.
Saiba como organizar suas informações
Primeiro você precisa ter uma lista com os nomes dos projetos nela, depois pode ficar em ordem alfabética por título ou crescente por prazo de entrega. Você decide qual a melhor organização para facilitar a localização e leitura. O importante aqui é experimentar alguns arranjos até chegar em algo funcional. As pastas de suporte a projetos, citadas no livro de David Allen, servem para este propósito de organização.
Imagine uma lista de projetos assim:
- Contratar mais um colaborador
- Redefinir fluxo de produção
- Redesenhar apostila de procedimentos
- Selecionar cursos para 2015
- Pesquisar e Comprar ração de outra marca
- Selecionar pessoas e enviar convites “festa de maio”
- …
Alguns destes projetos você começou a realizar, mas precisou interromper por outras prioridades ou dificuldades externas. Eles devem ser retomados em tal data ou assim que tal fato ocorrer. Se estes lembretes de ação já foram definidos, você não precisa nem abrir os projetos, pois não há o que fazer neles, neste momento.
Uma vez por semana você estará conferindo seus projetos para selecionar o que vai para sua agenda. Durante a semana você vai trabalhar nesta seleção específica. Este planejamento garante seu foco no que precisa ser feito, sem desperdiçar tempo.
A triagem proposta no método GTD te convida a jogar o lixo fora, fazer já, o que demanda até 2 minutos, delegar e arquivar o que não exige uma ação sua e separar tudo mais em projetos e listas de tarefas. Clique aqui para conhecer o fluxograma completo do GTD e sua aplicação prática. Com estes dados em mãos você planeja as ações da próxima semana e seus projetos “andam”. É isso que traz a tranquilidade de que você está no controle. Só não pode deixar de revisar ok?
Para um passo a passo bem objetivo, use nosso e-book “Indrodução ao médoto GTD”.
Abraços,
Especialista em Gestão do Tempo e Produtividade.
Imagem : projfuturo.spaceblog.com.br
