Vou sugerir uma pequena lista de 10 perguntas estratégicas que você deveria se fazer quando precisa estabelecer prioridades. Com base na revisão diária do GTD, “Qual o contexto? O que tem na sua agenda? Qual a próxima ação?” suas escolhas podem ser melhores se souber estas respostas.
A primeira coisa que você deve considerar para decidir qual a ação possível agora é: o que eu tenho condições de fazer, no local onde estou e com as ferramentas aqui disponíveis? Caso um destes pontos esteja em desacordo com a próxima ação de sua lista, esqueça, pule para a próxima. Os critérios básicos para escolher suas ações são:
Contexto
Tempo disponível
Energia disponível
Prioridade
O objetivo aqui é ajudar seu cérebro a tomar as decisões. Você deve ter certeza de que está fazendo o que precisa fazer e que está correto em não estar fazendo outra coisa. Para ter este tipo de controle seu sistema precisa ser confiável, ou seja, ele está atualizado porque você tem feito suas revisões regularmente. Assim você consegue visualizar todas as opções nos momentos em que precisa delas. Você bate o olho e enxerga de uma perspectiva mais elevada. Sem isso precisará envolver-se completamente com o item para compreendê-lo novamente, pois esqueceu.
Comece sempre por seu calendário
Use esta sequência para favorecer suas melhores escolhas em quaisquer momentos:
Quais os compromissos de hoje em meu calendário? (ou da semana)
Já estou organizada para estes compromissos?
Possuo os recursos (carro para chegar lá, telefone ou internet se o encontro não é presencial, relatórios prontos, confirmação de presença dos outros participantes…)?
Tempo (os horários de translado estão calculados, já organizei os próximos a este, para que não colidam…)?
Energia (caso o horário destes compromissos não seja o de meu melhor desempenho já providenciei algum artifício para minimizar o impacto como, por exemplo, comer um chocolate, lavar o rosto, tomar um banho, a promessa de um belo vinho depois de concluído…)?
Prioridade (existe uma real necessidade, importância e urgência de que estes compromissos aconteçam especificamente nestes dias e horários…)? Caso não esteja organizada ainda, será preciso providenciar estas soluções antes de prosseguir
Eu tenho algum tempo hábil sobrando antes do próximo compromisso? Se sim siga para o 4, do contrário vá para seu compromisso agendado.
Agora você vai para suas listas de ações. Qual lista de ação é adequada considerando os 4 critérios básicos acima?
Não é porque olhou a lista que vai realizar algo dela. Olhou para analisar a situação e escolher. Inclua no item ferramentas a seguinte pergunta: quais as ferramentas que tenho aqui MAS não terei mais acesso por um longo período? Pode ser de horas, dias ou meses, este é um fator de peso que deve interferir em sua decisão. Se possuir ligações a fazer e ficará sem acesso ao telefone mais tempo do que gostaria, pode ser que decida adiantar as ligações agora. Quem sabe um livro, um cortador de grama, qualquer outro recurso que precisa ser devolvido ou entregue.
Revise suas listas de Projetos, Próximas ações, Em espera, todas as que possui e não deixe de considerar os 4 critérios básicos em nenhum momento. Mas foque agora os resultados maiores ou de mais impacto. Suas metas de longo prazo, visões e princípios estão claros antes da escolha da próxima ação?
Pergunte-se: é importante? Profissionais mais experientes e sensatos entendem o valor de sacrificar o aparentemente urgente em favor do realmente importante. Agir sem um bom motivo para isso é puro desperdício de energia. É fácil ficar no modo “ocupado” e “urgente”.
Algumas vezes vai optar por fazer “as coisas que aparecem” em detrimento das listadas previamente em sua análise consciente. Você está fazendo o melhor possível diante da situação? Respeite sua decisão.
Seja honesto consigo. Estou cedendo ao inevitável como uma desculpa para não assumir a responsabilidade por escolhas conscientes?
Estou confiante em meu sistema? No nível faixa preta do GTD você poderá mudar de um projeto no outro e voltar ao primeiro em questão de segundos, sem abalar suas estruturas emocionais ou mentais.
Estas 10 questões realizadas nos melhores momentos, na frequência adequada para você, vão ajudá-lo a estabelecer prioridades com um nível de consciência maior. Não se permita o estresse, realize tranquilo de que as inevitáveis interrupções não vão desviá-lo do caminho para sempre. Em breve você estará de volta aos trilhos que definiu como as melhores opções para você.
Você vai aprender esta dança e manter um relacionamento saudável com ela.
Abraços
Especialista em Gestão do Tempo e Produtividade.
Imagem: sandrabellezanovelli.com
