Para alguns de nós, existe uma rotina bem definida em nosso dia de trabalho. Para outros, ao contrário, cada dia é (bem) diferente. Há, ainda, épocas em que aqueles do primeiro grupo passam por períodos de transição em que a rotina é subjugada por novidades a cada dia. Os do segundo grupo, por sua vez, às vezes experimentam períodos de “marasmo”, onde nada de novo acontece. Com tantos cenários possíveis, vale a pena refletir sobre como é o nosso trabalho diário.
Em seu livro “A Arte de Fazer Acontecer”, David Allen apresenta o Modelo Tríplice do Trabalho Diário, uma ferramenta simples que permite enxergar com maior clareza como empregamos nosso tempo.
Segundo esse modelo, ao longo de um dia de trabalho, nos comprometemos a fazer 3 tipos de atividades:
- Fazer o trabalho que já estava programado;
- Fazer o trabalho à medida que aparece;
- Definir o trabalho.
Vendo dessa forma, parece bastante óbvio que deveríamos empregar a maior parte de nosso tempo na primeira categoria. Mas isso não é uma realidade para todos: algumas funções demandam especificamente mais de um ou outro tipo de atividade. Por exemplo, quem trabalha em uma função de gerência, gasta uma maior parte do tempo com o primeiro tipo de atividade, ao contrário de alguém que trabalhe no atendimento direto ao cliente onde o segundo tipo é o que predomina.
Na prática, muitos de nós, independente da função ocupada, acabam se deixando envolver pela segunda atividade, ou seja, fazer o trabalho à medida que ele aparece. Enquanto há situações em que isso seja o certo a se fazer (algo realmente urgente apareceu), em uma grande parte das vezes o melhor caminho é seguir o que havia sido planejado.
Geralmente fica mais fácil entender uma ideia através de casos de exemplo. Vejamos dois:
Exemplo 1: uma demanda inesperada surge de manhã
Você chega no escritório, faz o seu check-in diário e vê que tem duas reuniões marcadas, uma pela manhã e outra no final da tarde. Anotou em um lembrete que precisa de cerca de 1 hora para se preparar para a segunda reunião. Então, um colega de time aparece na sua mesa e pede ajuda com uma planilha que precisa terminar até às 10:00. O que você faz?
Aqui não há uma única resposta correta. Ao que parece, você tem os recursos necessários para dar uma resposta consciente ao seu colega. Essa interrupção pode atrapalhar a sua participação na reunião da manhã? Haverá tempo à tarde para se preparar para a reunião do final do dia?
Exemplo 2: Caixa de entrada lotada
Já passa das 14:00 e o dia começou com uma série de imprevistos: seu chefe chamou para uma reunião de emergência e você ainda precisou sair no meio dela para atender um cliente. Você tem 2 reuniões marcadas para a tarde (uma daqui a pouco) e sua caixa de e-mails está abarrotada. Na verdade, você não consegue zerá-la há dias. Para piorar as coisas, tem uma pilha enorme de papeis em sua mesa. Você havia até anotado ontem, em seu calendário, um lembrete “Processar e zerar a Entrada”. Então, você decide dar atenção agora a esse assunto até o horário da próxima reunião. Afinal, tantos papeis e e-mails a esclarecer não estão fazendo nada bem à sua mente. No meio disso tudo, aquele mesmo amigo a quem ajudou outro dia aparece de novo em sua mesa pedindo outra “mãozinha”. Ele diz que é algo de (no máximo) 30 minutos. O que fazer?
Embora seja difícil dizer não, às vezes pode ser necessário fazê-lo. Aqui, talvez valha a pena explicar para o seu amigo que o dia começou cheio de imprevistos e que você tem tempo bem limitado. Talvez até identifique algo em que seu amigo possa ajudar e retribuir. Enfim, é preciso avaliar com cuidado se pode mesmo oferecer 30 minutos a seu amigo. Talvez ele se sinta agradecido se você puder contribuir uma fração desse tempo.
É fundamental reservar um tempo no dia para definir o trabalho
O terceiro tipo de atividade que temos – definir o trabalho – é aquele usado para esclarecer tudo aquilo que capturamos no primeiro passo do GTD. À medida que temos itens em nossa entrada ainda não esclarecidos, podemos ser tomados por um sentimento de angústia que vai agir como um freio em nossa produtividade. Por esse motivo, é fundamental que tenhamos um tempo reservado em nossa rotina para esse tipo de atividade. Você vai precisar analisar quanto tempo é necessário no seu caso e verificar se o tempo que emprega hoje é suficiente ou não.
Como você distribui hoje o seu tempo?
Talvez você já tenha uma boa ideia de quanto tempo do seu dia dedica a trabalho previamente planejado, imprevistos ou definição do trabalho. Então, reflita se é possível ajustar esse quadro a seu favor. Talvez esteja gastando muito tempo processando e-mails e papeis e esteja sobrando pouco tempo para executar o trabalho planejado. Ou, talvez, você não esteja conseguindo lidar bem com as interrupções e acabe cedendo com frequência à tentação de fazer o trabalho à medida que surge. Não há nada de errado em realizar um trabalho que surja de forma imprevista, mas você precisa ter a confiança de que isso seja o certo a se fazer no dado momento.
Se você não tem ideia de como distribui o seu tempo pelos 3 tipos de atividade, recomendo que passe a anotar, por algum tempo, suas atividades. Depois, classifique-as e veja a que quadro chega. Esse nível de consciência é valioso para que você evolua nessa verdadeira arte de fazer acontecer.
