Enviando menos e-mails e tornando mais claros e objetivos os que enviamos estaremos garantindo uma comunicação efetiva e resultados mais rápidos. Um bom e-mail é aquele que transmite a mensagem de modo claro, sem dar trabalho para quem o recebe. Vamos as dicas práticas de como fazer isso.
Algumas vezes temos pressa de enviar uma mensagem e a redigimos sem pensar muito sobre qual será a percepção ou reação de quem vai recebê-la. Esse é um cuidado que pode dar mais trabalho para quem redige o e-mail, mas certamente será um tempo mais bem empregado uma vez que tornará a mensagem mais efetiva e simples de ser absorvida ou processada. Principalmente se o nosso objetivo for a ação do destinatário, o quanto mais facilitarmos isso mais chances de sermos atendidos.
As 3 Regras de um bom e-mail
- Trate apenas um assunto por conteúdo de e-mail;
- Isso facilita o encaminhamento da mensagem caso o destinatário não seja a pessoa ideal para resolver o que o e-mail propõe e também o processamento da mensagem que será guardada com organização simples (exige ação, é apenas referência, etc.). Uma boa dica é iniciar a linha de assunto com “Ação:” ou “Info:”.
- Tenha o cuidado de incluir uma pequena introdução que explique o contexto e esclareça o porquê de sua mensagem. Mesmo que tenham conversado sobre este assunto meia hora atrás, o destinatário pode não lembrar mais e ficar um bom tempo tentando resgatar o “fio da meada”.
- Inclua tudo o que for possível, sem ser extenso. O objetivo aqui é que o destinatário possa agir sem ir em busca de materiais adicionas externos à mensagem.
- Preencha o campo assunto por último;
- Ele deve ser como o título de um livro, que por si só já denuncia o propósito dele, caso seja bem escolhido. Não comece seu e-mail pela linha de assunto. Comece pelo conteúdo e só depois escolha cuidadosamente o assunto de maneira a já esclarecer o conteúdo sem a necessidade de abrir o e-mail. Pode até mesmo conter a data de prazo para a ação solicitada.
- Envie apenas para quem realmente precise recebê-lo.
- Restrinja ao mínimo o número de destinatários. Do contrário, muitas pessoas serão interrompidas por assuntos que não lhes dizem respeito.
- To ou para: Este e-mail é o da pessoa que precisa agir em relação a esta mensagem.
- CC ou cópia: Aqui estão as pessoas que realmente precisam estar cientes ou acompanhar o desenrolar dos acontecimentos.
O que deve ser evitado
- Linha de assunto que não esclarece o conteúdo – Sempre que a linha assunto não transparecer o conteúdo ou objetivo do e-mail ela estará obrigando o leitor a abrir para decidir se realmente interessa ao não.
- Acesso a conteúdos externos para uma resposta – Quanto o conteúdo solicita uma ação em relação a algo que não está contido no próprio e-mail, obriga o leitor a ir até o local específico (fora dali) para agir. Pode ser muito prático inserir links nos e-mails, mas nem sempre estarão facilitando o entendimento de quem recebeu a mensagem sobre exatamente onde ela deve agir.
- Se for urgente, use o telefone – Não faz sentido enviar um e-mail e depois telefonar para saber a resposta porque o assunto é urgente. Atualmente, ler os e-mails apenas em horários específicos do dia é uma questão de sanidade. Leia mais sobre nossa obsessão por e-mails neste artigo da revista Época, baseado em um Estudo da Universidade da Califórnia.
Resumindo
- Envie menos e-mails
- Seja mais claro desde a linha de assunto
- Respeite esta sequência de produção para acertar mais:
- Mensagem
- Assunto
- Destinatários
Abraços
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