Se você trabalha em uma corporação de médio ou grande porte, você provavelmente já não aguenta mais tantas reuniões. O problema não é a quantidade das reuniões e sim a qualidade delas. Infelizmente a grande maioria das reuniões corporativas acaba sendo improdutiva por não cuidar de 3 pontos essenciais: toda reunião precisa ter uma pauta pre-definida, precisa ter tempo limite respeitado e precisa gerar uma lista de ações com responsáveis e prazos.
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1. Definir uma pauta
A definição prévia de uma pauta para a reunião posiciona os participantes permitindo-lhes preparar-se melhor para ela. Quando as perguntas a serem feitas são entregues com antecedência, as respostas provavelmente estarão melhor elaboradas, mais completas e com menos erros. Até mesmo uma reunião de brainstorm, ou que se tem a intenção objetiva de surpreender os participantes, poderá beneficiar-se quando esta pauta for esclarecida previamente. Todos poderão tomar um chá estimulante ou calmante antes, para estarem na melhor forma possível ao participar dela.
2. Controlar o tempo
Existe um tempo previsto para a duração. Se você possui 10 itens, 3 mais importantes que os demais e apenas 60 minutos, reservar diferentes períodos será mais interessante. Esta organização colabora com a possibilidade de uma reunião produtiva, que cumpre o que se propôs.
3. Definir próximas ações
Algumas decisões serão o fruto de sua reunião. Além de listar e revisar com todos estas conclusões, deixar registras as próximas ações físicas é uma atitude importante. Quando se tem clareza sobre, exatamente, qual o resultado pretendido, as chances de sucesso aumentam muito. O que deverá acontecer? Até que data? Quem deverá realizar? Quais as dependências?
Reuniões de sucesso não acontecem por acaso, elas são bem planejadas e executadas com maestria. Não desperdice a energia do encontro presencial (ou virtual em tempo real), ela certamente não é a mesma das discussões que acontecem apenas por escrito. Leia também os passos recomendados pela revista Exame.
Você tem encontrado outras dificuldades em suas reuniões? Compartilhe conosco e vamos ajudá-lo a superar.
Abraços
Especialista em Gestão do Tempo e Produtividade.
imagem: logisticadescomplicada.com
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