Meu GTD não funciona porque nenhuma ferramenta me atende adequadamente.

Outro dia assisti uma entrevista que colocou Steve Jobs e Bill Gates juntos, foi muito interessante, mas achei curioso quando revelaram que o sonho de quem produz software é construir seu próprio hardware. Eu não havia pensado nisso antes, mas faz todo o sentido para aproveitar os recursos ao máximo.

O percurso do usuário GTD (e seus similares) na assimilação da metodologia é bem parecido. Ficamos encantados com as promessas de organização, controle, produtividade e diminuição do estresse. Parece tudo tão simples, não faz sentido quando não funciona. Então a tendência é buscar as falhas na ferramenta que estamos usando. E parte disso pode ser verdade, afinal nenhuma será mesmo perfeita.

Ainda que imperfeita ela pode funcionar 99% para você

O caminho mais curto para encontrar a melhor ferramenta GTD é, primeiro, fazer o GTD funcionar redondo sozinho. Isso mesmo.

Claro que não é impossível ir acomodando os dois ao mesmo tempo. Mas certamente não é a escolha mais simples ou rápida. Mesmo considerando que você tenha uma super facilidade com a tecnologia e aprenda novos programas muito rápido. Cada uma tem sua curva de aprendizado. Tanto a metodologia quanto a ferramenta vão exigir treino de sua parte.

• Concentre-se em identificar os itens de seu dia-a-dia na nomenclatura da metodologia, entender sua semântica. Para organizar bem, esta etapa de “dar nome aos bois” é importantíssima. Enquanto não atribuir valor as suas coisas, vai apenas fazer, sem respeitar as prioridades ou os grandes objetivos.

• Em seguida entenda o seu fluxo de produção. Quais seus melhores momentos? Os mais tranquilos, agitados, de baixa ou alta energia e capacidade de concentração.

• Agora comece a experimentar. A prática vai mostrar seus primeiros erros e você vai acertando, mudando aqui e ali.

Chegou o momento de olhar para as opções de ferramentas e perceber as que melhor te atendem. Considere:

• Eu terei acesso as informações em todos os locais que precisarei? (Windows, mac, android…)

• O nível de sincronização entre os dispositivos (smartphone, tablet, notebook de casa, pc do trabalho…) é suficientemente frequente para minha rotina? (conexão wireless, 3g, rede…)

• A ferramenta é simples o suficiente para me ajudar ao invés de atrapalhar?

• Ela é complexa o bastante para não me deixar no escuro nas questões mais críticas? Se não sincroniza agenda com você em movimento e isso é essencial, então não te atende em algo crítico.

• É um aplicativo confiável? Já ganhou o mercado, tem um suporte que funciona e usuários satisfeitos ou está cheia de bugs?

• Quanto custa? A relação custo x benefício está valendo a pena?

É possível que descubra algumas pérolas neste caminho. Coisas do tipo: “prefiro não ter acesso as questões de minha vida pessoal no trabalho, nem acesso ao trabalho quando estiver fora dele”. Esta é uma descoberta pessoal. O que funciona deve ser valorizado. Não adianta ficar sonhando com um cenário ideal inatingível ou ineficaz na vida prática.

Quem sabe o valor financeiro investido pode ser mais alto do que imaginou no começo. Se você já consegue identificar claramente os benefícios alcançados em qualidade de vida, esta decisão será mais simples. 

A melhor ferramenta é a que funciona para você. Traz mais produtividade com menos estresse. Não tem como descobrir se funciona, de verdade, experimentando apenas superficialmente. Aceite o tempo de namoro como importantíssimo antes de assumir um compromisso mais sério. Pode ser que funcione, pode ser que não. Pode até ser uma busca sem fim se você permitir isso.

Leia mais sobre ferramentas para GTD aqui mesmo no blog.

Recomendo estes: GTD + Outlook + OneNote, 6 ferramentas para GTD e Finalmente, tudo administrável em um só lugar.

Imagem : especiallycerimonial.blogspot.com