No método GTD a agenda deve ser respeitada e considerada como uma de suas preciosidades para manter-se organizado produtivo e sem estresse. É um dos pontos chaves para o sucesso. Sua agenda vai acomodar poucos e imprescindíveis itens, mostrando claramente os compromissos assumidos e os “buracos vagos”.
Apesar de toda a tecnologia disponível, não dispenso minha agenda de papel. Uns anos tem um tamanho menor, noutros maior, mas sempre está ao meu lado para consulta e lançamento em todos os momentos. Entendo que repassar os dados do papel para o magnético é um retrabalho, no entanto a relação custo x benefício tem sido favorável considerando os colapsos tecnológicos do caminho. Ficar sem agenda de compromissos é que não dá, concordam?
Desde uma pessoa que exerce apenas o papel de mãe e possui seus compromissos de vacinação dos filhos, reuniões escolares, melhores dias para as compras até altos executivos com apenas reuniões estratégicas agendadas, todos precisamos de uma agenda. Quanto mais estivermos no intervalo destes dois personagens, mais itens costumamos ter listados nas páginas da agenda: compromissos, tarefas agendadas, lembretes. Mas será que está ajudando ou atrapalhando?
Pelo método GTD a agenda não pode ser vulgarizada e entupida de compromissos que não forem realmente inadiáveis. Segundo o GTD sua agenda deve conter apenas o essencial, imprescindível e importante. Não é o local para você lançar seus desejos tipo “dar um pulo na floricultura”. Se algo é importante de ser feito em determinado dia e horário deve estar lançado especificamente ali. Quando apenas o horário ou dia são importantes, mas não simultaneamente importantes, o compromisso precisa estar na agenda em um espaço reservado para isso. Com data, sem horário ou com horário e sem data.
Misturar tudo isso confunde você. A agenda precisa ser um local onde apenas batendo o olho já será capaz de decidir algo importante. Deve conter o mínimo possível de marcações com o máximo possível de espaços disponíveis. Claro que a reserva de 2 ou 3 horas diárias para eventualidades também é sagrada. E não pense que por este motivo você vai ficar ocioso. Muito pelo contrário. Esses “buracos vagos” serão seu grande trunfo. Você vai usá-los para suas listas de ações de maneira muito mais produtiva e tranquila.
Este é o GTD, contém em si o poder de nos trazer mais produtividade com menos estresse.
Aproveitando o assunto, dê uma olhada nas sugestões de agenda da Thais Godinho.
Abraços
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Especialista em Gestão do Tempo e Produtividade.
Imagem: juliorecife.blogspot.com
