Como gerenciar os modos de exibição do Outlook

No treinamento Método GTD® para Mais Produtividade e Menos Estresse mostramos o recurso de formatação condicional do Outlook que nos ajuda a organizar os e- mails. Criamos as regras somente Eu (com maior destaque) e Eu em cópia (menor destaque).

Como foi visto, as regras criadas valem sempre para a pasta onde foram criadas. Então se criamos a regra na Caixa de Entrada, os e-mails dessa pasta serão coloridos conforme a regra.

Dessa forma, nesse tutorial então vamos mostrar como fazer para que as mesmas regras sejam aplicadas nas demais pastas.

Tutorial Outlook

No exemplo abaixo, vamos imaginar que as regras Somente Eu e Eu em cópia foram criadas na Caixa de Entrada e queremos aplica-las também nas pastas @Ações da Semana e @Ações Futuras.

1. Primeiramente, acesse a sessão Email do seu Outlook;
2. Selecione então a pasta onde já aplicou as regras de formatação condicional mostradas no treinamento, por exemplo, Caixa de Entrada;
3. Depois clique então em Exibição, Alterar modo de exibição;
4. Clique em Gerenciar modos de exibição e verá a janela Gerenciar todos os Modos de Exibição;
5. Agora clique em Modificar e depois em Formatação Condicional;
6. Certifique-se de que as regras de formatação Somente EU e Eu em Cópia estejam criadas e com as cores corretas. Se não estiverem, siga o passo-a-passo da sua apostila para configurar as regras; 
7. Clique em Ok para mostrar novamente a janela Gerenciar todos os Modos de Exibição;

8. Após isso, clique em Copiar, e então o Outlook mostrará a janela Copiar Modo de Exibição;
9. Dê um nome ao modo de exibição que vai criar, por exemplo GTD e clique em Ok;
10. Agora clique em Aplicar modo. Dessa forma, o Outlook associará a pasta atual ao modo de exibição GTD;
11. Feche então a janela Gerenciar todos os Modos de Exibição, clicando em OK
12. Clique novamente em Alterar modo de exibição;
13. Depois clique em Aplicar modo de exibição atual para outras pastas;
14. Marque então as pastas em que deseja aplicar o modo de exibição;

15. Eventualmente você pode marcar a opção Aplicar modo de exibição a subpastas;
16. Para finalizar, clique em Ok. Assim, o Outlook aplicará o modo de exibição da pasta atual (GTD) às outras pastas que você indicou.

Quer mais dicas?

Espero que aproveite a dica da Call Daniel de Mais Produtividade e Menos Estresse – Método GTD. Para finalizar, veja mais dicas de Outlook aqui.

Um grande abraço a todos,

Jacques Zetune

[email protected]

Especialista em Gestão do Tempo e Produtividade.