São tantas as dicas de produtividade e definições atribuídas ao termo, que podemos até nos confundir. Afinal o que é produtividade? Quais são os seus indicadores? É interessante ter produtividade? Quando? Por quê?
Essas e outras questões relacionadas serão listadas aqui na tentativa de esclarecer um pouco mais sobre o assunto.
O conceito de produtividade
Produtividade é o resultado obtido quando algo ou alguém possui a qualidade de ser produtivo. Identifica-se como produtivo aquele que fez mais e que ofereceu um resultado maior ou melhor gastando menos. Um exemplo prático seria produzir mais de um determinado produto usando menos horas, energia, água ou quaisquer outros insumos.
Um profissional poderia ser considerado mais produtivo ao usar menos horas trabalhadas para entregar um volume específico de determinado trabalho. Um veículo, ao usar menos combustível, um aluno ao gastar menos horas de estudo etc. Esses são apenas alguns exemplos sobre o que é produzir mais com menos.
A produtividade nem sempre é totalmente interessante
Se uma indústria opta por despejar os dejetos químicos nos rios para economizar no preço final do produto, ela poderia considerar-se produtiva ao estar produzindo mais gastando menos. Mas qual o custo para a natureza e para as pessoas que vivem nesse planeta (e isso inclui os funcionários e proprietários da fábrica, bem como seus familiares)? Nesse exemplo, a produtividade da fábrica não foi interessante em relação a um cenário maior: o planeta Terra.
Um profissional pode entender-se como produtivo ao trabalhar 16 horas por dia, de segunda a segunda. Mas este desequilíbrio poderá afetar a qualidade de sua produção e o relacionamento social e familiar dele. Sua saúde física e mental também pode sofrer um desgaste desnecessário. O estresse encontraria aí um ótimo momento para se manifestar.
Assim sendo, nem sempre a produtividade pode ser avaliada com base em um resultado isolado para ser considerada como algo bom.
Algumas dicas para a sua melhoria
Agora que você já sabe o que é produtividade e que ela pode não ser favorável em alguns casos. Vamos falar de como ser mais produtivo, de forma vantajosa, em seu local de trabalho. Para tanto, listamos abaixo algumas ferramentas que podem ajudar nesse processo.
Os métodos que serão apresentados vêm sendo muito reproduzidos nas organizações do mundo inteiro. Essas técnicas têm ajudado pessoas a serem mais produtivas e facilitado suas vidas.
Pomodoro
A técnica Pomodoro foi criada pelo italiano Francesco Cirillo, no final da década de 1980. E recebeu esse nome por causa do cronômetro de cozinha em formato de tomate que ele usou para desenvolvê-la. O método é relativamente simples, porém possui algumas peculiaridades.
1º passo
Faça uma lista com os afazeres planejados para o dia. Crie também um tópico para os afazeres não planejados.
2º passo
Cada pomodoro possui 25 minutos. Você deverá executar as tarefas em blocos de pomodori (plural de pomodoro).
3º passo
Ao fim de cada pomodoro, você deverá fazer uma pausa de 5 minutos. Ao passar de quatro pomodori, a pausa deverá ser de 30 minutos.
Não pode haver interrupção durante um pomodoro. Caso isso ocorra, o bloco deverá ser cancelado e retomado do início.
Essa técnica poderá aumentar sua concentração e produtividade, diminuindo as distrações e a procrastinação. Ela também o ajudará a saber quanto tempo gasta em cada tarefa.
Listas de tarefas
A recomendação aqui é fazer listas à mão, ou seja, escrever com caneta no bom e velho caderninho ou bloco de papel.
Um dos benefícios de escrever à mão é forçar o cérebro a se lembrar das tarefas, pois esse ato fortalece a memória. Não será raro você nem precisar consultar as anotações para lembrar do que tem que fazer.
SCRUM
O Scrum é uma metodologia para executar projetos complexos de forma mais simplificada. Os principais itens e etapas são:
1. visão do produto: descrição dos objetivos do projeto;
2. product backlog: lista de funcionalidades, feita pelo líder, que o projeto deve ter. Tais funcionalidades devem ser organizadas por prioridades;
3. product owner: líder do projeto;
4. scrum master: facilitador, uma espécie de conselheiro da equipe;
5. dev team: equipe que construirá o projeto;
6. sprint: período de tempo para execução do projeto, geralmente de 2 a 4 semanas;
7. sprint backlog: lista de tarefas, extraídas do product backlog, que a equipe se compromete a cumprir em um sprint;
8. reunião diária: momento de expor o que foi feito, o que ainda falta fazer e possíveis impedimentos.
No Scrum a equipe faz uma reunião inicial para traçar as metas de cada etapa. Ao início de cada dia, há uma nova reunião rápida para ajustar detalhes. Ao final do tempo estipulado, o produto é entregue ao cliente.
Meditação
O mindfulness é um conjunto de práticas que permite aos seus praticantes vivenciarem cada momento de forma única. É estar presente para si, para os outros e para o meio à sua volta.
Usar a atenção plena para treinar a mente e ser capaz de aprimorar sua capacidade de foco é um dos benefícios desse tipo de meditação. Ela gera redução do estresse e da ansiedade, melhora a inteligência emocional e traz clareza aos pensamentos.
O respeito pelas particularidades de cada um é fundamental
Uma questão a ser levada em conta é que cada pessoa é diferente da outra. Portanto, um método que atende muito bem a um indivíduo, pode não servir para o outro. Assim, cada um deve utilizar o artifício que melhor lhe convier para atingir maiores níveis de produtividade.
A melhor maneira para encontrar sua produtividade
Suas ações podem ser produtivas quando conseguirem realizar mais, com menos, sem provocar desequilíbrios indesejados. Esse caminho é conquistado dedicando uma atenção especial à sua rotina.
Uma observação mais atenta sobre você mesmo, de seus sentimentos, desejos, reações, mostrará em qual ponto seu equilíbrio está sendo atacado. Identifique os fatores responsáveis e você poderá reverter isso buscando informações e ajuda de outros profissionais especializados.
Pode ser um professor, psicólogo, coach, técnico. Esse profissional estará habilitado para ajudá-lo a encontrar uma produtividade eficaz, que mantenha um equilíbrio em relação aos demais fatores envolvidos. Fique atento a sua rotina e encontrará caminhos para ser mais produtivo.
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Grande abraço.
